Druga część artykułu o nowych szansach biznesowych dla biura rachunkowego z nowoczesnym systemem ERP. Dziś opowiemy o: zarządzaniu projektami w czasie rzeczywistym, digitalizacji oraz optymalizacji obiegu dokumentów.

Tutaj znajdziesz pierwszą część naszego artykułu o nowych możliwościach dla biura rachunkowego z pomocą systemu enova365.

Zarządzanie projektami w czasie rzeczywistym

Im projekt bardziej złożony, tym zarządzanie nim robi się trudniejsze. Zwłaszcza jeśli dodatkowo klient oczekuje rozliczania wydatków w czasie rzeczywistym. Z takim wyzwaniem zmierzyło się Biuro MM Finanse podczas realizacji projektu dla producenta filmu „365 dni”. Każdy dzień filmowy musiał być rozliczany na bieżąco, aby na koniec dnia producent wiedział czy zmieszczono się w zaplanowanym budżecie. Codziennej kontroli wymagało wiele dokumentów, takich jak m.in. wynagrodzenia statystów, opłaty za rekwizyty, dekoracje czy sprzęt filmowy.

MM Finanse wykorzystało w tym projekcie 9 modułów i dodatków oprogramowania ERP enova365. Dzięki temu udało się osiągnąć pełny sukces w postaci zapewnienia producentowi pełnej codziennej kontroli nad budżetem filmu. To z kolei umożliwiło błyskawiczne rozliczenie całego projektu tuż po zakończeniu zdjęć.

Optymalizacja obiegu dokumentów

Jak zaoszczędzić 340 godzin pracy miesięcznie na księgowaniu dokumentów? Sztuka ta udała się biuru rachunkowemu „Rachunkowość dla Firm”, dzięki wdrożeniu rozwiązań systemu ERP enova365 bazujących na modułach: CRM, EDI oraz Harmonogram Zadań. Ale zacznijmy od początku. Punkt przełomowy dla tego biura rachunkowego miał miejsce w 2019 roku, kiedy to do grona klientów dołączyła sieć aptek składająca się aż z 36 placówek.

Dość szybko jasne stało się, że manualne wprowadzanie i obieg dokumentów będzie „zjadało” mnóstwo czasu. Przy 30 tys. dokumentów sprzedaży i zakupu w skali miesiąca było to dokładnie 360 godzin miesięcznie.

Wdrożenie wspomnianych wyżej modułów enova365 pozwoliło nie tylko zautomatyzować obieg dokumentów, ale przede wszystkim zredukować czas realizacji tego procesu aż o 94 proc.

Digitalizacja dokumentów księgowych

Skoro już o dokumentach mowa, to nie można w tym miejscu nie wspomnieć o ich cyfryzacji. Proces ten pomaga oszczędzać czas, pieniądze i środowisko naturalne (zmniejszając liczbę wydruków). Na digitalizacji dokumentów skorzysta każde biuro rachunkowe.

Ze wsparciem nowoczesnego oprogramowania ERP dla biur rachunkowych można w kilka chwil wprowadzić zeskanowane dokumenty do systemu enova365. Pracownicy biura mają do nich dostęp (w zależności od przydzielonych dostępów). System enova365 zapewnia pełne bezpieczeństwo przechowywanych danych oraz zapewnia ochronę przed błędami użytkowników.