Systemy informatyczne w przedsiębiorstwach przechodzą różne etapy życia – od momentu projektowania, przez wdrożenie, aż po bieżące wsparcie i aktualizacje. Utrzymanie systemu informatycznego jest bardzo istotnym elementem sprawnego funkcjonowania organizacji, zwłaszcza jeśli mówimy o systemach klasy ERP.
Spis Treści
Czym jest utrzymanie systemu informatycznego? Definicja
Utrzymanie systemu informatycznego to skoordynowany proces, który ma na celu zapewnienie nieprzerwanej dostępności, bezpieczeństwa oraz poprawnego działania aplikacji czy infrastruktury IT. W praktyce odnosi się do całego zestawu czynności obejmujących monitoring wydajności, usuwanie awarii, wdrażanie poprawek, dokonywanie aktualizacji i rozwiązywanie problemów zgłaszanych przez użytkowników.
Ciągłość działania
Funkcjonowanie przedsiębiorstwa w dużej mierze zależy od niezawodności rozwiązań IT. Każda nieplanowana przerwa czy spadek wydajności może przekładać się na realne straty finansowe, wizerunkowe lub organizacyjne. Sprawnie zarządzany proces utrzymania zapobiega długim okresom przestoju oraz minimalizuje ryzyko poważnych awarii.
Bezpieczeństwo danych
Incydenty związane z cyberbezpieczeństwem stają się coraz częstsze. Jednym z zadań utrzymania systemu jest regularne instalowanie aktualizacji i łatek bezpieczeństwa, a także monitorowanie wszelkich podejrzanych aktywności w środowisku IT. Dzięki temu można ograniczyć ryzyko przejęcia wrażliwych informacji czy ingerencji w kluczowe procesy biznesowe.
Optymalizacja i rozwój
Rozwój technologii nie stoi w miejscu – aby firma utrzymała konkurencyjność, systemy IT muszą stale ewoluować. Bieżące wsparcie i utrzymanie systemu uwzględniają także ciągłe udoskonalanie istniejących rozwiązań, wprowadzanie nowych funkcjonalności i dostosowywanie do zmieniających się realiów biznesowych.
Umowa utrzymania systemu informatycznego – co to jest i dlaczego warto ją mieć?
Przy zakupie rozbudowanych rozwiązań ERP często podpisuje się umowy utrzymania systemu informatycznego z dostawcą lub partnerem wdrożeniowym. Tego rodzaju porozumienie formalizuje zasady współpracy, zakres odpowiedzialności oraz sposób rozliczania usług związanych z opieką nad systemem.
Zakres usługi
Dokument musi precyzować, które obszary systemu wchodzą w skład utrzymania (np. wszystkie moduły ERP, określone integracje z systemami zewnętrznymi, czy wsparcie w zakresie bazy danych). Jeśli firma korzysta z wielu różnych aplikacji, warto wyraźnie sprecyzować, czy usługa obejmuje również rozwiązania towarzyszące (np. systemy Business Intelligence).
Czas reakcji i poziom świadczonego wsparcia
Tzw. SLA (Service Level Agreement) zawiera informacje o priorytetach zgłoszeń i maksymalnym czasie reakcji bądź usunięcia awarii. Dla niektórych organizacji wystarczające będzie wsparcie w trybie 8/5 (w godzinach pracy), podczas gdy inne – ze względu na charakter działalności – wymagają dostępu do pomocy 24/7.
Aktualizacje i rozwój funkcjonalny
W umowie można zawrzeć informacje dotyczące częstotliwości i zakresu aktualizacji systemu. Niekiedy pewien pakiet prac rozwojowych bywa wliczony w koszty podstawowe, co pozwala planować drobne ulepszenia w ujęciu rocznym, bez konieczności aneksowania kontraktu za każdym razem.
Warunki zakończenia współpracy
Nawet najlepsza relacja między dostawcą a klientem może dobiec końca – warto więc zawrzeć w umowie zasady dotyczące wypowiedzenia, okresu przejściowego oraz przekazania dokumentacji i kodów źródłowych (o ile to konieczne).
ERP w chmurze a utrzymanie systemu informatycznego
Rozwiązania chmurowe zyskują na znaczeniu w praktycznie każdej dziedzinie IT, a systemy ERP nie są tu wyjątkiem; do grona takich rozwiązań możemy zaliczyć choćby popularny system enova365. Coraz więcej dostawców oferuje swoje platformy w modelu Software as a Service, gdzie użytkownik płaci głównie za możliwość korzystania z aplikacji bez konieczności utrzymywania własnej infrastruktury serwerowej.
ERP w chmurze pozwala dość szybko skalować zasoby w zależności od potrzeb firmy. Jeśli w pewnym momencie wzrośnie ruch w systemie (np. w okresie zwiększonej sprzedaży), można w prosty sposób podnieść moce obliczeniowe. W modelu chmurowym to dostawca jest w głównej mierze odpowiedzialny za bieżące poprawki, co często przekłada się na szybsze reagowanie na pojawiające się luki bezpieczeństwa. Dla organizacji jest to wygodne rozwiązanie, bo nie wymaga dedykowanego zespołu, który na co dzień monitorowałby kwestie techniczne.
Porównując klasyczne, stacjonarne wdrożenie systemu ERP z rozwiązaniami chmurowymi, okazuje się, że w tym drugim przypadku nie trzeba od razu inwestować w drogi sprzęt czy licencje. Rozliczenia najczęściej przybierają formę abonamentu, co może bardziej odpowiadać firmom chcącym rozłożyć wydatki w czasie.
Wyzwania związane z chmurą
Oczywiście, przejście do chmury wiąże się również z pewnymi wyzwaniami. Z punktu widzenia utrzymania systemu ERP niezwykle ważne jest bezpieczeństwo danych i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony informacji (np. RODO). Część firm woli przechowywać najbardziej wrażliwe dane na własnych zasobach, aby zachować pełną kontrolę nad dostępem do nich.
Czy utrzymanie systemu w chmurze oznacza brak konieczności posiadania umowy utrzymaniowej?
Mogłoby się wydawać, że jeśli dostawca zapewnia platformę i narzędzia w modelu SaaS, firma nie musi martwić się o utrzymanie. Tymczasem w praktyce wiele zagadnień nadal pozostaje po stronie organizacji. Może to dotyczyć m.in. dostosowywania konfiguracji pod kątem bieżących procesów, administracji użytkownikami, integracji z narzędziami zewnętrznymi czy wsparcia w razie pojawiających się pytań o konkretne funkcjonalności.
Nawet w przypadku usług chmurowych często podpisuje się umowę utrzymaniową (lub wsparcia). Pozwala ona zdefiniować, w jakim zakresie dostawca odpowiada za poprawne działanie i rozwój aplikacji, a jakie zadania pozostają w gestii firmy.
Utrzymanie systemu informatycznego. Podsumowanie
Dbałość o stałe wsparcie, rozwój oraz bezpieczeństwo jest szczególnie istotna w przypadku systemów ERP, które stanowią trzon procesów w firmie. Zarówno tradycyjne podejście, jak i rozwiązania chmurowe mają swoje zalety, a wybór odpowiedniego modelu zależy przede wszystkim od specyfiki przedsiębiorstwa i jego potrzeb. Niezależnie od tego, czy mówimy o infrastrukturze na miejscu (on-premises), czy modelu SaaS, efektywna umowa utrzymania systemu informatycznego definiuje zakres obowiązków i gwarantuje stabilność pracy systemu.
Pamiętajmy, by traktować utrzymanie systemu nie jako jednorazowy wydatek, lecz długofalową inwestycję. Starannie zaplanowane działania w tym obszarze przekładają się na płynność operacyjną, bezpieczeństwo danych i możliwość ciągłego rozwoju. Jeśli chcesz mieć pewność, że system w Twojej firmie będzie fachowo wspierany – napisz do nas, a z chęcią pomożemy Ci we wdrożeniu!
