Czy wiesz, że możesz już prowadzić dokumentację pracowniczą w formie cyfrowej? To nie tylko oszczędność czasu, ale i znaczące obniżenie kosztów obsługi dokumentacji pracowniczej.

Wymagania prawne dotyczące digitalizacji dokumentów

Z początkiem stycznia 2019 roku weszły w życie nowe zasady, które umożliwiają pracodawcy wybór formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Może to być tradycyjna forma papierowa lub cyfrowa w postaci tzw. e-dokumentacji pracowniczej.

To drugie rozwiązanie stanowi znaczące ułatwienie i ma wiele korzyści m.in. dla działów kadr oraz HR w firmach. Oczywiście na starcie cyfryzacja dokumentów wymaga pewnych inwestycji (przede wszystkim czasu), ale w przyszłości zwróci się znacząco m.in. poprzez obniżenie kosztów obsługi dokumentacji pracowniczej.

Co wchodzi w skład e-dokumentacji pracowniczej?

Dokumenty w wersji cyfrowej to po prostu odzwierciedlenie ich papierowej formy. W e-teczce znajdziemy dokumenty z czterech kategorii: A, B, C i D.

Kategoria A składa się z dokumentów sprzed okresu zatrudnienia pracownika. Znajdziemy tutaj świadectwa pracy, dyplomy, certyfikaty itp.

Kategoria B to z kolei dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika w obecnej firmie – umowy, zaświadczenia lekarskie, szkolenia BHP.

W kategorii C znajdują się dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach.

Na koniec została nam kategoria D, czyli wszelkie dokumenty wystawiane po zwolnieniu pracownika – wypowiedzenie umowy, świadectwo pracy itp.

Digitalizacja dokumentacji pracowniczej z enova365 w 3 prostych krokach

Sama myśl o digitalizacji dokumentów – zwłaszcza gdy widzimy ich całe stosy – może przytłaczać. To zupełnie zrozumiałe. Na szczęście z pomocą przychodzi tutaj system ERP enova365, a dokładniej funkcjonalności modułu Kadry, Płace i HR.

Pierwszym krokiem procesu cyfryzacji jest zebranie uporządkowanych dokumentów danego pracownika. Następnie musimy je zeskanować i wprowadzić do e-teczki pracownika z zachowaniem omówionych wcześniej kategorii A, B, C, D (wraz z metryką dokumentu). Na skanach dokumentów stosowany jest e-podpis.

Wystarczy jeszcze tylko udostępnić e-teczkę w pulpicie pracownika i gotowe! Oczywiście w każdej chwili możemy też wydać dokumentację pracowniczą w wersji cyfrowej. Wystarczy wygenerować skompresowany plik zawierający dokumenty w formie plików PDF oraz metadane w postaci XML. Plik z dokumentami musi być opatrzony podpisem kwalifikowanym.

Więcej informacji o module Kadry, Płace i HR oprogramowania ERP enova365 znajdziesz tutaj.