Zastanawiasz się nad cyfryzacją dokumentacji pracowniczej? Sprawdź, jakie są najważniejsze korzyści przejścia na e-teczki enova365.
Przypominamy, że od 1 stycznia 2019 roku pracodawcy mogą prowadzić akta osobowe w formie elektronicznej. Więcej na ten temat przeczytasz w naszym poprzednim artykule o cyfryzacji dokumentów.
Elektroniczne akta osobowe a RODO
Jednym z wyzwań procesu cyfryzacji dokumentacji pracowniczej jest zapewnienie zgodności z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych (RODO) oraz polską ustawą o ochronie danych osobowych.
Odpowiednie zabezpieczenie elektronicznych teczek pracowniczych powinno uwzględniać kilka jasno sprecyzowanych zasad. Dostęp do e-dokumentów powinny mieć wyłącznie osoby upoważnione, a przechowywane dane muszą być prawidłowe.
Należy precyzyjnie określić nie tylko kto, ale też, w jakim miejscu i czasie może uzyskać dostęp do e-teczek. Ostatnią zasadą, o której należy pamiętać to kompletność informacji w e-teczkach pracowniczych.
E-teczki pracownicze enova365 – największe zalety
Jednym z najważniejszych priorytetów każdego przedsiębiorcy jest optymalizacja kosztów. E-teczki enova365 pomogą Ci obniżyć wydatki ponoszone na obsługę dokumentacji pracowniczej – mniej papieru, mniejsza powierzchnia archiwum oraz mniejsze koszty osobowe.
Kolejna zaleta prowadzenia elektronicznych akt osobowych to wysokie bezpieczeństwo danych. Mowa tutaj nie tylko o wspomnianym już zapewnieniu zgodności z RODO, ale też minimalizacji ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów.
W systemie ERP enova365 otrzymujesz gwarancję najwyższego poziomu bezpieczeństwa elektronicznych akt osobowych poprzez m.in.: regularne testy bezpieczeństwa, szyfrowanie danych, możliwość wykonywania kopii bezpieczeństwa, monitorowanie operacji, częściowej anonimizacji danych oraz systemowi przyznawania dostępów do informacji tylko wybranym użytkownikom.
Nie możemy również zapominać o aspektach ekologicznych. Ograniczenie liczy dokumentów w formie papierowej to także same pozytywy dla naszej planety!
Na koniec warto jeszcze wspomnieć o optymalizacji procesów w firmie. Wykorzystanie samoobsługowych pulpitów pracowniczych ułatwi komunikację między Twoim działem HR a pracownikami.
Więcej informacji o e-teczkach pracowniczych znajdziesz na stronie enova365.
