Wdrożenie każdego nowego oprogramowania w przedsiębiorstwie wiąże się z pewnymi kosztami – zarówno czasowymi, jak i tymi stricte finansowymi. Zwłaszcza te drugie są dla osób decyzyjnych w firmach zdecydowanie namacalne i często stanowią zasadniczą przeszkodę przed natychmiastowym wdrożeniem systemu ERP.
Zarządzającym zdarza się patrzeć zbyt krótkowzrocznie, przez co korzyści z wdrożenia oprogramowania ERP wydają się im niejasne, mgliste i trudne do zmierzenia statystycznego. Niestety takie nastawienie w dłuższej perspektywie czasu grozi poważnymi, negatywnymi konsekwencjami biznesowymi. W większości przypadków zbyt długie oczekiwanie na implementację i tak kończy się wdrożeniem systemu ERP, aczkolwiek wtedy już stanowi to konieczność, żeby utrzymać się na rynku, a nie żeby osiągnąć przewagę nad konkurencją.
Mimo wszystko jesteśmy świadomi, że wciąż wielu z Was, drodzy Przedsiębiorcy, nie wierzy w przedstawiony wyżej czarny scenariusz. Właśnie dlatego mamy dla Was małą pomoc, która pomoże Wam wyliczyć realne korzyści z implementacji oprogramowania ERP. Zastanówcie się zatem nad 3 przedstawionymi niżej zagadnieniami.
1.Określ koszty niewydolności
Jeśli nie korzystasz z systemu ERP, to prawdopodobnie Twoje obecne procesy wewnątrz-firmowe są nie w pełni efektywne i wykazują duże rezerwy. Znaczna część czasu pracy Twoich pracowników, Klientów i kadry kierowniczej w obecnym kształcie jest marnowana lub niewykorzystywana w sposób właściwy. Automatyzacja niektórych procesów mogłaby zdecydowanie wpłynąć na oszczędności wspomnianego czasu i przede wszystkim kosztów pracy.
Sprawdź też: Chcesz wdrożyć system ERP w chmurze? Przed Tobą 3 wyzwania
Nieefektywnie wykorzystany czas pracowników oraz procesów firmowych można prosto przeliczyć na utracone zasoby finansowe. Wystarczy więc, że zastosujesz prosty rachunek, który pozwoli Tobie porównać, które straty w dłuższej perspektywie będą większe, a przez to bardziej destrukcyjne dla Twojego biznesu.
2. Jasno zdefiniuj, co wdrożenie systemu ERP powinno dać Twojej firmie
Wykonanie obliczeń kosztów niewydolności wymaga od przedsiębiorcy posiadania klarownej wizji, gdzie firma aktualnie jest i gdzie powinna być „jutro” (co chce osiągnąć w przyszłości korzystając z systemu ERP np. efektywniejszę rotację zapasami, zwiększenie sprzedaży, skrócenie czasu cyklu produkcyjnego, zmniejszenie kosztów pracy itp.). Ważne jest wykorzystywanie konkretnych wartości, takich jak np. procenty lub liczby, a nie ogólników („chcemy znacznie zwiększyć sprzedaż” lub „zmniejszyć straty magazynowe”). Tylko jasne zdefiniowanie korzyści pozwalają na obliczenie konkretnej kwoty niewydolności.
3. Zdefiniuj, jak Twoja firma ma zamiar osiągnąć te cele i korzyści
W biznesie wszelkie liczby mają fundamentalne znaczenie. Nie przedstawiają one jednak większej wartości bez odpowiedniego kontekstu i właściwych działań. Konieczne jest zdefiniowanie konkretnych kroków oraz osób odpowiedzialnych za realizację tychże zadań, które mają doprowadzić do osiągnięcia zdefiniowanych wcześniej korzyści.
Można przeprowadzić analizę, której celem będzie wskazanie konkretnych modułów oprogramowania, które muszą zostać wykorzystane do zmiany zdiagnozowanych procesów biznesowych wymagających znaczącej poprawy i aby osiągnąć tym samym spodziewanych korzyści. Jak to wygląda w praktyce? Należy dokładnie określić w jaki sposób zostaną zmienione poszczególne procesy w celu skrócenia czasu trwania całego jego cyklu np. produkcyjnego lub logistycznego? Jak efektywniej zarządzać zasobami magazynowymi?
Zobacz również: Internet rzeczy i ERP – duet idealny z bliskiej przyszłości?
Tego typu analiza, niezależnie od motywów jej przeprowadzenia, tak czy inaczej przyczyni się pozytywnie do zarządzania zmianami, procesami oraz komunikacji między pracownikami wewnątrz organizacji.
Każda firma nieustannie dąży do rozwijania swojej organizacji, zwiększania skali wzrostu generowanych przychodów oraz poprawiania jakości obsługi swoich Klientów. Te wszystkie cele można dużo skuteczniej realizować z wykorzystaniem systemu ERP, który pozwala na automatyzację i usprawnienie wielu biznesowych procesów.
