Nie jest żadną tajemnicą, że najefektowniejsza jest praca realizowana według jasno określonych reguł. Najlepiej jeśli są to elastyczne schematy, które można w razie potrzeby zmieniać i porządkować. Takie możliwości daje Twojej firmie właśnie moduł Workflow, który znajdziesz w systemie enova365. Przekonaj się sam, jak łatwe i przyjemne może być porządkowanie procesów pracy!
Jak Workflow działa w praktyce? Zobacz przykładowy proces przepływu pracy
Wszystko rozpoczyna się gdy dane trafią do systemu enova365 CRM. Ich źródłem może być np. notatka ze spotkania biznesowego, wiadomość email wysłana przez potencjalnego klienta w sprawie oferty, rozmowa telefoniczna lub wypełnienie formularza na stronie internetowej firmy. Gdy dane te znajdą się już w systemie, wówczas automatycznie rozpoczyna się proces, który wspomoże Twoich pracowników, nie tylko w przedstawieniu atrakcyjnej dla klienta oferty, ale także w realizacji zamówienia, przygotowaniu faktur i oczywiście wytworzeniu raportów z przeprowadzonej transakcji.
Na etapie „ofertowania”, system przesyła do odpowiedniej osoby w firmie zlecenie przygotowania propozycji dla klienta. Oczywiście enova365 bierze pod uwagę na tym etapie wyłącznie tych pracowników, którzy są w danym momencie dostępni (system wyklucza osoby, którzy są aktualnie na urlopach lub zgłosili nieobecność w owych dniach) oraz wystarczająco kompetentni do przygotowania konkretnej oferty. „Szczęśliwiec”, który otrzyma zadanie przygotowania propozycji dla klienta, otrzymuje w panelu Workflow powiadomienie o nowym zadaniu do wykonania.
Kolejny krok to formalizacja zamówienia. Gotowa oferta trafia do sekretariatu i otrzymuje status „do wysłania”. Następnie trafia do klienta za pomocą wiadomości email. Gdy propozycja handlowa zostanie już wysłana do zamawiającego, system będzie czekał na jego odpowiedź. W przypadku jej braku w ustalonym terminie nastąpi przeterminowanie oferty i wywoła wysłanie przez enova365 CRM powiadomienia osoby, która przygotowała propozycję handlową oraz wiadomości email do klienta o przeterminowaniu propozycji.
Odpowiedź klienta może przybierać różne formy – od wiadomości email, po notatkę wprowadzoną do systemu, która została sporządzona przez handlowca firmy po rozmowie telefonicznej lub osobistej z klientem. Pracownik nie musi przyporządkowywać odpowiedzi do konkretnej sprawy – enova365 CRM zrobi to automatycznie. Jednocześnie moduł enova365 Handel generuje dokument potwierdzający zamówienie i wysyła do klienta informację o rozpoczęciu procesu jego realizacji, w której odbiorca znajduje wszystkie szczegóły transakcji oraz szacowany czas jej wykonania.
W przypadku większych zamówień, których realizacja wymaga zaangażowania większej liczby pracowników oraz znacznych zasobów firmy, system stworzy dedykowany projekt z listą zadań do wykonania dla poszczególnych członków zespołu. Dodatkowo moduł enova365 Projekty pozwoli na stałe kontrolowanie i zarządzanie budżetem. Z kolei moduł enova365 Analizy Wielowymiarowe zadba o przygotowanie wszelkich analiz i raportów po zakończeniu realizacji zamówienia.
Realizacja wszystkich zaplanowanych zadań i zakończenie procesu realizacji zamówienia skutkuje przygotowaniem – na podstawie dokumentu zamówienia – faktury. Natomiast moduł Opis Analityczny-Aktywacja przygotowuje podsumowanie transakcji uwzględniające koszty i przychody wynikające ze wszystkich pozycji uwzględnionych w budżecie. Jednocześnie enova365 SMS informuje klienta, że jego zamówienie jest już gotowe do odbioru.
Etapem kończącym projekt jest przygotowanie przez system dokładnej analizy oraz raportów na temat kosztów, przychodów i ogólnej rentowności zrealizowanego zamówienia. Kierownik projektu otrzymuje też zestawienie przedstawiające czas, jaki każdy z pracowników poświęcił na realizację zadań w danym projekcie. Tego typu funkcja umożliwia firmie optymalizację procesów w przyszłości, a co za tym idzie osiągnięcie większej rentowności z realizowanych zamówień.
Widzisz zatem, Drogi Przedsiębiorco, że moduł Workflow pozwala nie tylko znacząco ułatwić i uporządkować pracę Twoich pracowników, ale również zwiększa rentowność wykonywanych przez nich zadań, która z kolei pozytywnie przekłada się na przychody Twojej firmy.
Już dziś wypróbuj moduł Workflow – umów się na DARMOWĄ konsultację ze specjalistą z firmy Initius – autoryzowanego partnera firmy Soneta (producenta systemu enova365).
