Wiele firm wdraża rozwiązania, które poprawiają codzienną organizację pracy, usprawniają przepływ informacji, a także pozwalają szybciej reagować na zmiany rynkowe. W związku z tym istotną rolę odgrywa wewnętrzny audyt systemów w firmie. W jaki sposób go przeprowadzić? Jaka są jego cele i jaki zakres działań obejmuje? Więcej informacji na ten temat znajdziesz w poniższym artykule!
Spis Treści
Na czym polega audyt systemów w firmie i jakie są jego cele?
Audyt systemów w firmie to kompleksowa ocena infrastruktury informatycznej, procedur oraz zasobów, która ma na celu weryfikację poziomu bezpieczeństwa. Oprócz tego umożliwia m.in.:
- sprawdzenie zgodności z przepisami,
- ocenę efektywności działania,
- wykrycie luk w zabezpieczeniach,
- poznanie słabych stron systemu,
- wykrycie niezgodności,
- rozpoznanie obszarów wymagające optymalizacji.
W ten sposób audyt w firmie pozwala opracować wersje usprawnień, które zwiększą bezpieczeństwo i poprawią skuteczność procesów. Przeprowadza się go również w celu wsparcia organizacji w doskonaleniu jej procesów, a także w ramach analizy kluczowych obszarów działalności – tak, aby wewnętrzny audyt systemów w firmie zadbał o zgodność procesów z regułami.
Od czego zacząć wewnętrzny audyt systemów w firmie?
Proces warto rozpocząć od spotkania organizacyjnego, podczas którego należy ustalić:
- harmonogram,
- zakres badania,
- metody,
- zasady współpracy zespołu.
Następnie audytorzy analizują dokumentację, prowadzą wywiady i obserwacje, a także gromadząc dane. Zebrane informacje są oceniane pod kątem zgodności z obowiązującymi standardami i procedurami. Całość kończy raport zawierający wyniki, wnioski i rekomendacje, które stanowią podstawę do opracowania i wdrożenia działań usprawniających.
Warto wspomnieć, że zazwyczaj audyt systemów w firmie przeprowadzają osoby, posiadające odpowiednie certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe. Często są to także pracownicy zaznajomieni ze strukturą organizacji oraz jej procedurami.
Audyt systemów w firmie – co obejmuje?
Zakres wewnętrznego audytu systemów w firmie może mieć kompleksowy charakter, lub obejmować jedynie wybrany obszar działalności. W zależności od przedmiotu badania wyróżnia się m.in. audyt:
- finansowy – ocenia poprawność ksiąg, sprawozdań i zgodność z przepisami,
- jakości – sprawdza poprawność procesów i zgodność z obowiązującymi standardami jakości,
- operacyjny – analizuje efektywność codziennych procesów biznesowych,
- informatyczny (audyt IT w firmie) – kontroluje systemy IT, infrastrukturę i bezpieczeństwo danych,
- zarządczy – ocenia decyzje, strukturę organizacyjną i cele strategiczne.
Należy jednak podkreślić, że rodzaje audytu wewnętrznego różnią się w zależności od obszaru działalności, podlegającej ocenie. Dlatego właśnie na potrzeby audytu systemów w firmie można przyjąć własne metody, jednak niezależnie od tego wszystkie mają na celu sprawdzenie, czy dany sektor funkcjonuje zgodnie z obowiązującymi normami i regulacjami.
Jeśli szukasz pomocnych rozwiązań w zakresie zarządzania procesami, dowiedz się, czym jest TRIVA ERP. W Initius tworzymy dopasowane do potrzeb firmy rozwiązania ERP, które skutecznie odpowiadają na wyzwania przedsiębiorstw.
Audyt IT w firmie – kiedy system ERP jest niezbędny?
Jeśli w Twojej firmie brakuje synchronizacji danych między działami, pojawiają się problemy z kontrolą kosztów i zasobów, a także dostrzegasz niską wydajność procesów operacyjnych – system ERP będzie idealnym rozwiązaniem! To samo tyczy się sytuacji, w których dochodzi np. do opóźnienia przepływu informacji, wydłużenia czasu realizacji zamówień, czy braku spójnego systemu pracy i powielania tych samych błędów.
Jeśli przeprowadzisz wewnętrzny audyt IT w firmie i wykaże on pewne niezgodności, system ERP usprawni procesy poprzez centralizację i automatyzację kluczowych obszarów działania. Pomoże zwiększyć efektywność pracowników dzięki szybszej realizacji zadań i przepływowi informacji. Zapewni również podejmowanie decyzji na podstawie rzetelnych i aktualnych danych, a tym samym – umożliwi zyskanie przewagi konkurencyjnej dzięki dostosowaniu się do zmian i sytuacji na rynku. W ten sposób system ERP zadba o spójne i uporządkowane środowisko pracy.
Przeczytaj także: Jak system ERP może usprawnić komunikację wewnętrzną w firmie?
Sprawdź nasze pozostałe artykuły!
