Każdy, nawet najmniejszy, błąd na fakturze musi zostać oczywiście poprawiony. Do tego celu służą noty lub faktury korygujące. Czym różnią się te dwa dokumenty, które bardzo często są mylone przez przedsiębiorców?

Nota oraz faktura korygująca to dokumenty, które w zasadzie służą do tego samego – wprowadzenia „poprawek” na właściwej fakturze. Jednak wbrew pozorom obu tych dokumentów nie można stosować zamiennie. Kiedy zatem skorzystać z noty, a kiedy z faktury korygującej?

Podstawowa różnica polega na tym, że fakturę korygującą może wystawić sprzedawca, natomiast notę korygującą może wystawić jedynie nabywca. Noty korygującej nie trzeba księgować. Wystarczy jedynie dołączyć ją do oryginalnej faktury. Wystawienie faktury korygującej to już kwestia bardziej złożona.

Kiedy można wystawić notę korygującą?

Wiemy już, że z noty korygującej mogą korzystać nabywcy. Wystawia się ją w przypadku konieczności skorygowania jedynie danych formalnych, takich jak chociażby błąd w adresie czy numerze NIP danego podmiotu. Co ciekawe, w przepisach nie znajdziemy konkretnych wymagań dotyczących terminu wystawienia noty korygującej.

Oczywiście nota korygująca musi zostać zaakceptowana przez obie strony transakcji – sprzedającego i kupującego. Potwierdzenie noty korygującej można złożyć w formie elektronicznej lub pisemnej.

Kiedy można wystawić fakturę korygującą?

Z kolei faktura korygująca pozwala naprawić błędy każdego rodzaju, a nie wyłącznie te dotyczące danych formalnych. Mowa przede wszystkim o kwestiach takich jak: pomyłka w cenie towaru, stawce podatku lub rabatu. Faktura korygująca przyda się także w momencie zwrotu towaru albo zwrotu zaliczek, przedpłat czy zadatków.

Należy pamiętać o jeszcze jednej ważnej kwestii. Jeśli faktura korygująca odnosi się do podwyższenia podatku VAT, wówczas podatnik nie musi otrzymać potwierdzenia faktury korygującej. W odwrotnej sytuacji – obniżenie podatku VAT – sprzedawca musi otrzymać takowe potwierdzenie.