Firmy działające na różnych rynkach muszą dostosowywać się do szerokiego spektrum przepisów prawnych, norm branżowych oraz standardów międzynarodowych. Niezależnie od sektora – czy to produkcja, finanse, farmacja czy technologia – każda organizacja musi spełniać określone wymogi, aby uniknąć konsekwencji wynikających z braku zgodności. System ERP może odegrać w tym procesie nieocenioną rolę, integrując różne obszary działalności firmy i zapewniając narzędzia do efektywnego zarządzania zgodnością regulacyjną.
Wyjaśnijmy termin zgodności regulacyjnej, nim przejdziemy do systemów ERP. Compliance oznacza wdrażanie i utrzymanie działań oraz procesów, które zapewniają, że firma działa zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami. Celem compliance jest ochrona firmy przed ryzykiem prawnym, finansowym i reputacyjnym, które może wynikać z nieprzestrzegania przepisów
Spis Treści
Gdzie przenika się zastosowanie systemów ERP i compliance?
Zgodność regulacyjna jest nierozerwalnie związana z wieloma obszarami działalności firmy. Compliance obejmuje szeroki zakres działań, takich jak ochrona danych osobowych, zgodność z regulacjami finansowymi, przestrzeganie norm bezpieczeństwa i higieny pracy czy specyficzne wymagania branżowe.
Oto obszary, w których systemy ERP i regulacje idą ramię w ramię:
Ochrona danych osobowych
Od wprowadzenia RODO w 2018 roku, przedsiębiorstwa w UE muszą spełniać rygorystyczne wymogi dotyczące ochrony danych osobowych. Aby łatwiej zarządzać tymi danymi, można zastosować odpowiednie funkcjonalności ERP: centralizację informacji i zaawansowane mechanizmy bezpieczeństwa, zawierające sobie różnorodne rozwiązania – od kontroli dostępu, przez szyfrowanie danych po monitorowanie i rejestrowanie aktywności użytkowników.
Zgodność finansowa i księgowa
Odpowiednio wdrożony system umożliwia automatyzację procesów finansowych, co pomaga firmom w spełnianiu wymogów takich regulacji jak MiFID II czy SOX. W kontekście finansowych regulacji prawnych ERP integrują dane finansowe, umożliwiając dokładne raportowanie i audytowanie działań księgowych.
Łańcuch dostaw i bezpieczeństwo przewożonych towarów
W sektorze produkcyjnym i dystrybucyjnym systemy ERP umożliwiają śledzenie każdego etapu cyklu życia produktu – od pozyskiwania surowców, przez produkcję, aż po dostawę do klienta końcowego. ERP w tym kontekście zorientowane są głównie na poprawę efektywności operacyjnej – dobrym przykładem jest enova365, w której można dokonać przykładowo analizy gospodarki magazynowej i logistyki zakupów. Nie można jednak zapomnieć, że pomagają również spełniać regulacje dotyczące jakości i bezpieczeństwa transportowanych produktów.
Systemy ERP a regulacje prawne w różnych branżach
W zależności od branży przedsiębiorstwa muszą spełniać specyficzne wymagania. ERP w kontekście regulacji umożliwia śledzenie cyklu życia produktu, zapewniając, że każdy etap produkcji i dystrybucji spełnia określone normy jakości i bezpieczeństwa – choć możliwości systemów wykraczają poza tradycyjną działalność wytwórczą.
Farmacja
Dobitnym przykładem branży, w której zgodność regulacyjna jest niezmiernie ważna, jest sektor farmaceutyczny. W przypadku leków i wyrobów farmaceutycznym konieczne jest bardzo dokładne śledzenie każdej partii produktu – od momentu produkcji do momentu dostarczenia do klienta. W takim przypadku ERP umożliwia dokładne monitorowanie i raportowanie, co pomaga w spełnieniu wymogów instytucji farmaceutycznych oraz innych regulacji dotyczących bezpieczeństwa i jakości produktów.
Sektor spożywczy
Podobnie jest w branży spożywczej – tu mamy do czynienia z zastosowaniem ERP w logistyce poprzez zarządzanie łańcuchem dostaw dla zapewnienia, że wszystkie produkty spełniają normy jakości i są bezpieczne dla konsumentów. Odpowiednio wdrożony system umożliwia śledzenie surowców, planowanie cykli produkcyjnych oraz minimalizowanie odpadów.
Przedsiębiorstwa finansowe
Dla firm działających w sektorze finansowym najważniejsza będzie zgodność z regulacjami takimi jak MiFID II czy SOX. ERP w przedsiębiorstwach w tej branży umożliwia integrację danych finansowych, automatyzację procesów raportowania oraz zapewnia pełną przejrzystość operacji finansowych.
Wykorzystanie ERP dla compliance: dlaczego warto?
Dzięki integracji różnych funkcji biznesowych w jednym systemie ERP zapewnia pełną przejrzystość operacji. Sprawnie działający system umożliwia szybkie i dokładne śledzenie danych, ułatwiając audytowanie oraz weryfikację zgodności z przepisami.
Systemy pozwalają na automatyzację wielu procesów związanych z compliance: gromadzenie i przechowywanie dokumentacji, monitorowanie przestrzegania procedur oraz generowanie raportów audytowych. Automatyzacja minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, zwiększając efektywność zarządzania zgodnością z regulacjami dzięki ERP.
Zabezpieczenia zintegrowane z systemami są kluczowe w kontekście wykorzystania ERP dla compliance. Odpowiednie mechanizmy znacznie ułatwiają osiągnięcie pełnej zgodności z regulacjami dotyczącymi ochrony danych – w tym danych osobowych.
Wspomnieliśmy już o śledzeniu cyklu życia produktów i procesów. Systemy ERP generują szczegółowe raporty, które mogą być wykorzystane do celów audytowych oraz weryfikacji zgodności z przepisami.
Pamiętajmy, że efektywne zarządzanie compliance wymaga również kultury organizacyjnej opartej na etyce i odpowiedzialności. Pracownicy na wszystkich szczeblach muszą być świadomi obowiązujących przepisów i polityk, a także odpowiednio przeszkoleni w zakresie ich stosowania. Nie da się jednak ukryć, że systemy ERP są świetnym narzędziem, które pomaga przedsiębiorstwom minimalizować ryzyko związane z niezgodnością, zwiększać efektywność operacyjną i budować zaufanie wśród swoich klientów i partnerów biznesowych.
