Nie ma wątpliwości, że system ERP może przynieść każdej firmie produkcyjnej znaczne korzyści. To taki swoisty szkielet każdej organizacji odgrywający kluczową rolę w dbaniu o płynność wszystkich operacji w przedsiębiorstwie.
Jednak tylko wdrożenie systemu ERP zgodnie z przemyślaną strategią może zapewnić firmie pomyślność. Wielu przedsiębiorców nie docenia czasu, wysiłku i zasobów potrzebnych do pomyślnego wdrożenia i postanawia „pójść na skróty” przyspieszając niektóre procesy. Analitycy stwierdzili, że tego typu praktyki w około 75 procentach przypadków kończą się niepowodzeniem w trakcie wdrożenia oprogramowania ERP.
Dobra wiadomość jest jednak taka, że można uniknąć wspomnianych błędów podczas wdrożenia ERP. Dziś przedstawimy Wam 4 lekcje – bazując na naszych doświadczeniach wdrożeniowych – które pomogą Wam uniknąć porażki podczas wdrożenia.
Lekcja nr 1: Ustal racjonalny termin i zakładaj możliwe opóźnienia
Udana implementacja ERP nie nastąpi z dnia na dzień. Nasze doświadczenie pokazuje, że prawie 59 procent projektów wymaga więcej czasu niż pierwotnie zakładano. Jednym z największych błędów dyrektorów IT w branży produkcyjnej, jeśli chodzi o systemy ERP, jest ustalanie nieprzekraczalnych deadline’ów i poleganie na nowym systemie do wykonywania funkcji w określonym terminie.
Pośpieszanie wyłącznie w celu dotrzymania terminów powinno być surowo zakazane! Taka praktyka prowadzi zazwyczaj tylko do pojawienia się niespodziewanych błędów. W trakcie wdrożenia ERP radzimy Wam zachować elastyczność w odniesieniu do harmonogramu projektu.
Ważne jest nie tylko zaplanowanie dodatkowego czasu na odpowiednią implementację systemu, ale również przeprowadzenie testów przed udostępnieniem oprogramowania pracownikom przedsiębiorstwa.
Co więcej, system ERP nie są jednorazową inwestycją – wraz z rozwojem firmy wzrasta jego złożoność. Upewnij się, że jesteś przygotowany czasowo i masz odpowiednie zasoby potrzebne do ciągłego wsparcia IT w zakresie „pielęgnacji” systemu ERP.
lekcja nr 2: zadbaj o odpowiedni budżet
System ERP może być bardzo wydajnym narzędziem dla Twojej firmy. Pamiętaj jednak, że to wiąże się z pewnymi kosztami – chociażby czas pracy specjalistów, a także dodatkowe wydatki w postaci licencji, konserwacji, rozwoju i ewentualnych opłat sprzętowych. Dlatego, zanim przystąpisz do wdrożenia, oszacuj ile będzie Twoją firmę kosztować cały proces i zapewnij na ten cel odpowiedni budżet.
Biorąc pod uwagę fakt, że średnio około 70 proc. projektów ERP przekracza planowane koszty, kluczowego znaczenia nabiera dokładne planowanie i ocena potrzebnych nakładów.
Jak zatem sprawić, aby proces wdrożeniowy był sprawny i opłacalny? Przede wszystkim należy dokonać porównania z innymi wdrożeniami ERP w podobnych organizacjach i upewnić się, że nasz szacowany budżet jest wystarczający. Fundamentalne jest również, aby nie pomijać mniejszych – pozornie mniej istotnych – kosztów, które mogą pojawić się po drodze, takich jak m.in. szkolenia personelu, wszelkie poprawki czy konwersja danych.
lekcja nr 3: Bądź cierpliwy i gotowy na rozwiązywanie problemów
To że podczas wdrażania oprogramowania ERP pojawią się problemy jest tak samo pewne jak to, że wieczorem zajdzie, a rano ponownie na horyzoncie pojawi się słońce. Właśnie dlatego rozwiązywanie błędów jest niezbędnym elementem każdej zakończonej sukcesem implementacji.
Aby uniknąć poważniejszych zakłóceń w trakcie całego procesu, skorzystaj z etapowego podejścia do wdrożenia. Zamiast natychmiast przełączać się na nowy lub zmodyfikowany system, daj swojej organizacji wystarczająco dużo czasu, aby przeprowadzić pełne testy nowego ERP.
Badanie przeprowadzone przez firmę Panorama wykazało, że prawie 90 procent firm wprowadza poprawki do systemu ERP już po zakończeniu zasadniczego procesu wdrożenia, na etapie testów. Powinieneś również pamiętać, że chociaż modyfikacje mogą działać poprawnie w krótkim okresie czasu, zawsze istnieje ryzyko, że napotkasz trudności w obsłudze w dłuższej perspektywie.
lekcja nr 4: wiedz, czego naprawdę potrzebujesz
Systemy ERP odgrywają zasadniczą rolę w zarządzaniu zapleczem firmy, ale nie stanowią rozwiązania każdego wyzwania czy problemu biznesowego. Oprogramowanie to można jednak bez problemu połączyć z programami innego typu. Wówczas osiągniemy efekt synergii, dzięki któremu zaspokoimy wszelkie biznesowe potrzeby przedsiębiorstwa. Zanim rozpoczniesz wdrożenie upewnij się też, że wybrany przez Ciebie system ERP poradzi sobie z określonymi zadaniami, które są dla Twojej firmy fundamentalne.
Podobno najlepiej uczymy się na błędach. Niekoniecznie jednak muszą to być nasze potknięcia, dlatego pamiętaj o 4 lekcjach wynikających z naszych doświadczeń wdrożeniowych, które opisaliśmy wyżej. Dzięki temu zwiększysz efektywność oraz bezpieczeństwo w swojej firmie oraz usprawnić zarządzanie procesem instalacji lub aktualizacji systemu ERP.
