Świat cyfrowych rozwiązań dynamicznie się rozwija, a obszar finansów oraz księgowości nie stanowi tu wyjątku. Wraz z rosnącą liczbą wymagań prawnych i potrzeb przedsiębiorców rośnie funkcjonalność ERP, które obecnie pomagają firmom także w realizacji obowiązków podatkowych i kadrowych; idealnym przykładem takiej platformy jest enova365.
Dziś przybliżymy temat e-Deklaracji w tym systemie i przedstawimy, jak działa cały proces oraz jakie korzyści i obowiązki wiążą się z jego użytkowaniem. Dowiesz się też, o czym pracodawca musi pamiętać, aby w pełni czerpać z zalet elektronicznej sprawozdawczości podatkowej i kadrowej.
Spis Treści
e-Deklaracje: co to jest?
e-Deklaracje to elektroniczne odpowiedniki tradycyjnych, papierowych formularzy i deklaracji podatkowych. Już od wielu lat Ministerstwo Finansów rozwija infrastrukturę pozwalającą na składanie dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki temu przedsiębiorcy, księgowi oraz biura rachunkowe mogą przekazywać informacje do urzędów skarbowych czy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych bez konieczności wypełniania stosu papierowych dokumentów.
W przypadku systemu enova365 e-Deklaracje to funkcja zintegrowana z modułami Kadry i Płace oraz Księgowość, która umożliwia generowanie, weryfikowanie i wysyłanie deklaracji podatkowych oraz innych dokumentów drogą elektroniczną do odpowiednich instytucji państwowych. W praktyce użytkownicy oszczędzają czas, minimalizują ryzyko błędów i zyskują pewność, że dokumenty trafią w odpowiednie miejsce, a ich status może być w łatwy sposób monitorowany w systemie.
Kluczowe korzyści związane z e-Deklaracjami w enova365
- Oszczędność czasu – ręczne wypełnianie deklaracji bywa żmudne i ryzykowne pod względem błędów rachunkowych. Zautomatyzowany proces ogranicza liczbę pomyłek do minimum.
- Bezpieczeństwo danych – deklaracje elektroniczne są podpisywane podpisem kwalifikowanym lub innym dozwolonym narzędziem autoryzacji, dzięki czemu dane są lepiej zabezpieczone i spełniają rygorystyczne wymagania prawne.
- Możliwość integracji – system enova365 współpracuje z infrastrukturą Ministerstwa Finansów, co pozwala na szybkie przesyłanie dokumentów i pobieranie potwierdzeń.
- Kompleksowa obsługa – w jednym środowisku gromadzisz informacje płacowe, księgowe i kadrowe, co pozwala na spójne zarządzanie wszystkimi obowiązkami podatkowymi i kadrowymi.
Sposób działania e-Deklaracji w enova365
Aby obsłużyć deklaracje elektroniczne, enova365 udostępnia moduł e-Deklaracje. Jest to dedykowany komponent, który pozwala na generowanie i przesyłanie rozmaitych formularzy do urzędów skarbowych oraz innych instytucji. Moduł ten zwykle działa we współpracy z modułem Kadry i Płace (przy zgłoszeniach i rozliczeniach ZUS, deklaracjach PIT-4R, PIT-11 itp.) oraz modułem Księgowość (przy obsłudze VAT, CIT, JPK itp.).
Koncepcja jest taka, aby maksymalnie scentralizować i uprościć proces obsługi deklaracji: wszelkie dane potrzebne do wypełnienia formularza pobierane są z baz systemu enova365. Dzięki temu nie trzeba powtarzać tych samych informacji w wielu miejscach. Wystarczy wprowadzić dane w jednym obszarze (np. dodać nowego pracownika w module Kadry i Płace), a system automatycznie zaczyta stosowne informacje przy tworzeniu deklaracji.
Integracja z systemem
Gdy operacje księgowe są przeprowadzane w module Księgowość, dane finansowe są automatycznie gotowe do wykorzystania w trakcie generowania e-deklaracji VAT, CIT czy PIT. W module Kadry i Płace natomiast zapewniona jest spójna rejestracja informacji o zatrudnionych, czasie pracy, składkach, zaliczkach na podatek dochodowy i innych parametrach, potrzebnych do wypełnienia deklaracji ZUS oraz PIT-11 czy PIT-4R.
Moduł e-Deklaracje w enova365 służy jako punkt zbiorczy: pobiera dane z różnych fragmentów systemu i pozwala je przetwarzać w określone wzory deklaracji, a następnie umożliwia wysyłkę do właściwego urzędu. Sposób działania z punktu widzenia użytkownika jest stosunkowo prosty – po zakończeniu operacji księgowych lub kadrowo-płacowych, uruchamia się funkcję przygotowania deklaracji, wybierając odpowiedni rodzaj dokumentu.
Krok po kroku: jak wygląda proces e-deklaracji w enova365?
Wprowadzanie danych
Pierwszym etapem jest gromadzenie i aktualizowanie informacji w odpowiednich modułach systemu. Jeśli korzystasz z enova365 w celu obsługi kadrowo-płacowej, musisz mieć pewność, że dane o pracownikach, ich wynagrodzeniach oraz naliczonych składkach i podatkach są prawidłowe. Analogicznie w module księgowym trzeba wprowadzić wszelkie operacje finansowe, takie jak sprzedaż, zakupy, rozliczenia kosztów i przychodów, czy też ewidencjonowanie faktur i płatności.
Generowanie deklaracji
Po uzupełnieniu wymaganych informacji i zakończeniu okresu rozliczeniowego (np. miesięcznego lub rocznego) przychodzi czas na stworzenie właściwej deklaracji. System enova365 umożliwia wybranie odpowiedniego wzoru dokumentu, np. deklaracji VAT-7, PIT-4R, PIT-11, ZUS DRA, CIT-8 i wielu innych. Moduł e-Deklaracje automatycznie pobiera dane z baz enova365 i umieszcza je w odpowiednich polach deklaracji.
Na tym etapie istnieje możliwość weryfikacji poprawności obliczeń. System wyświetla ewentualne komunikaty o błędach lub ostrzeżeniach – np. dotyczących brakujących danych czy niespójności pomiędzy wpisami kadrowymi a deklaracją podatkową. Dzięki temu możesz skorygować błędne wpisy przed finalnym wysłaniem.
Elektroniczna wysyłka i potwierdzenie
Gdy deklaracja jest gotowa i zweryfikowana, z pomocą modułu e-Deklaracje można ją wysłać bezpośrednio do urzędu. System łączy się z infrastrukturą Ministerstwa Finansów, przesyłając formularz w formie cyfrowej. Jednocześnie użytkownik weryfikuje tę wysyłkę za pomocą podpisu elektronicznego (np. kwalifikowanego podpisu lub profilu zaufanego, jeśli jest to dopuszczalne do danej deklaracji).
Po chwili otrzymujemy UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru) – oficjalny dokument potwierdzający złożenie deklaracji. W enova365 można go pobrać i zapisać w formacie PDF. UPO stanowi dowód w ewentualnych sporach czy kontrolach, że deklaracja została dostarczona w terminie.
Co powinien wiedzieć pracodawca korzystający z systemu do e-deklaracji?
Obowiązki prawne
Z perspektywy pracodawcy kluczowe znaczenie mają zmieniające się przepisy prawne i podatkowe. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych, rozporządzenia Ministra Finansów czy inne regulacje mogą nakładać dodatkowe wymagania w zakresie raportowania danych. Niezmiernie ważne jest, by moduł e-Deklaracje w enova365 był na bieżąco aktualizowany – tak, aby odzwierciedlał najnowsze wzory formularzy i reguły kalkulacji.
Należy też pamiętać, że wysyłane deklaracje muszą być podpisane elektronicznie. Pracodawca zatem powinien zainwestować w odpowiedni podpis kwalifikowany (bądź inny, akceptowany przez urzędy podpis elektroniczny) i zadbać o jego ważność oraz bezpieczeństwo.
Harmonogram i terminy
Rozliczenia podatkowe oraz raporty kadrowe mają sztywne terminy, np. deklaracje ZUS należy składać do określonego dnia w miesiącu, a deklaracje podatkowe – w zależności od rodzaju – w odpowiednim terminie miesięcznym, kwartalnym lub rocznym. W enova365 można ustawić przypomnienia i zadania dla poszczególnych okresów rozliczeniowych. Mimo to odpowiedzialność za złożenie deklaracji w terminie wciąż spoczywa na pracodawcy czy księgowym.
Warto również uwzględniać okresy wzmożonej pracy w biurach rachunkowych oraz u dostawców oprogramowania (np. koniec kwartału lub rok obrotowy). W tych terminach warto planować działania z wyprzedzeniem, tak aby uniknąć opóźnień i ewentualnych kar.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
- Brak aktualizacji systemu – w przypadku nieaktualnych modułów e-Deklaracje wzory formularzy mogą być niezgodne z najnowszymi wymogami. W efekcie deklaracje mogą zostać odrzucone.
- Niewłaściwy podpis elektroniczny – brak ważnej licencji na podpis kwalifikowany lub posługiwanie się przestarzałym certyfikatem uniemożliwi złożenie deklaracji.
- Niewłaściwe dane kadrowe lub księgowe – jeżeli pracownik lub księgowy wprowadzi niepoprawne informacje o dochodach, kosztach czy składkach, finalna deklaracja będzie błędna. System enova365 ostrzega przed niezgodnościami, ale ostatecznie to człowiek decyduje o poprawności wprowadzanych danych.
Najważniejsze korzyści z rozliczania e-Deklaracji z enova365
Wdrożenie e-Deklaracji w enova365 to przede wszystkim odciążenie księgowości i działu kadr w powtarzalnych czynnościach. Automatyzacja generowania i wysyłki dokumentów znacznie przyspiesza proces rozliczeń, dzięki czemu można skupić się na bardziej strategicznych zadaniach, takich jak analiza finansowa czy planowanie budżetu.
Cały proces składania deklaracji jest widoczny w panelu systemu. Można łatwo sprawdzić, które deklaracje zostały już wysłane, które oczekują na podpis, a które są jeszcze w trakcie wypełniania. Każdy krok posiada swoje potwierdzenie, w tym UPO. W ten sposób wprowadzona jest pełna kontrola i przejrzystość.
To nie wszystko, gdyż szyfrowanie transmisji i wymóg stosowania podpisu elektronicznego zwiększają poziom ochrony danych. W porównaniu z papierowymi dokumentami, które można zgubić, uszkodzić lub podejrzeć, ścieżka cyfrowa jest znacznie bezpieczniejsza.
e-Deklaracje w enova365. Podsumowanie
Elektroniczne deklaracje w enova365 to narzędzie, które znacząco upraszcza proces raportowania podatkowego i kadrowego. Dzięki temu pracodawcy mogą zaoszczędzić czas, uniknąć błędów oraz zminimalizować ryzyko niedotrzymania terminów urzędowych. Kluczową rolę odgrywa tutaj moduł e-Deklaracje, pozwalający na automatyczne generowanie, weryfikację i wysyłkę rozmaitych formularzy do urzędów skarbowych oraz ZUS.
Jeżeli jeszcze nie wykorzystujesz pełnego potencjału e-Deklaracji w swoim przedsiębiorstwie, warto rozważyć wdrożenie enova365 – z doświadczeń wielu firm wynika, że inwestycja ta szybko się zwraca, zwłaszcza jeśli rozliczasz znaczną liczbę deklaracji i formularzy. Napisz do nas i dowiedz się więcej!
