Jakie kroki powinieneś podjąć, aby utrzymać system ERP po jego wdrożeniu? Przygotowaliśmy 7 aspektów, których musisz być świadomy, aby utrzymać efektywne działanie systemu ERP.
Konserwacja systemu ERP jest bardzo podobna do konserwacji… auta. Są rzeczy, które musisz zrobić, aby mieć pewność, że wszystko działa płynnie. Okresowo zdarzają się problemy, na które profesjonalista powinien zwracać uwagę, a gdy coś pójdzie nie tak, należy szybko rozwiązać problem, aby uniknąć jego eskalacji. Przysłowiowe zamiatanie problemu pod dywan, tak jak z naprawą samochodu, sprawi, że szkody będą tylko większe.
Wydajność systemu ERP wpływa na bezpieczeństwo cybernetyczne, finansowe i przepływ pracy w firmie. Tak jak właściciel swojego pierwszego auta musi nauczyć się najpierw, jak właściwie dbać o swój pojazd, tak firmy muszą wiedzieć, jak dbać o swoje oprogramowanie ERP. Poniżej znajdziesz 7 aspektów, na które powinieneś zwrócić uwagę.
1. Dobrze poznaj swój system ERP
Zacznij od dogłębnego zapoznania się z oprogramowaniem ERP używanym przez Twoją firmę. Zapoznaj się z dostarczonymi instrukcjami, przeanalizuj inne wdrożenia firmy, z którą współpracowałeś. Sprawdź też doświadczenia innych organizacji z Twojej branży z systemem ERP. W ten sposób zyskasz poczucie, jak dany system ERP pasuje do konkretnego rynku i jak dobrze spełnia potrzeby Twojej firmy.
W ten sposób dowiesz się również o wszelkich ograniczeniach lub powiązanym oprogramowaniu, co pozwoli Ci zrozumieć pełne spektrum dostępnych technologicznie możliwości.
2. Oceń swoje wewnętrzne możliwości
Niektóre firmy mają specjalistów ERP w swoim dziale IT. Niektóre zaś takich „zasobów” nie posiadają. Sprawdź, czy Twój wewnętrzny personel może obsługiwać obowiązki związane z utrzymaniem systemu ERP.
Jeśli w Twojej firmie nie ma takich osób, dowiedz się, czy oprogramowanie będzie obsługiwane przez zewnętrznego konsultanta, czy Twoja firma będzie musiała dodatkowo zapłacić za plan konserwacji dostawcy systemu ERP.
3. Oszacuj możliwości finansowe
Wybór sposobu obsługi konserwacji ERP i tego, kto się tym zajmie to decyzja, której nie należy lekceważyć. Firmy powinny rozważyć zalety oraz wady planu konserwacji dostawców ERP i sprawdzić jak wpisują się one do ich ogólnych planów technologicznych.
Twój plan konserwacji systemu ERP powinien odzwierciedlać ogólne strategie technologiczne firmy. Decyzje finansowe powinny pozostawać w zgodzie z tempem, w jakim dział IT wdraża i wspiera zmiany systemowe. Nie przeceniaj prędkości, z jaką Twoja firma jest gotowa do przeniesienia oprogramowania ERP, i uważaj, aby nie obciążać działu IT większą ilością pracy niż dział ten jest w stanie obsłużyć.
4. Zabezpiecz swoje interesy umową
Jeśli stroną odpowiedzialną za utrzymanie systemu ERP po wdrożeniu jest ta sama firma, która ten system wdrożyła, pamiętaj, aby w umowie zawrzeć wszystkie kwestie takie jak np. jak szybko usługodawca zareaguje, i jak szybko zapewni rozwiązanie w razie pojawienia się problemu.
Możesz w umowie zdefiniować kategorie problemów i czas ich naprawienia w zależności od pilności. Na przykład najpilniejszy problem można zdefiniować jako kompletną awarię systemu i zgodnie z umową wymagasz od partnera odpowiedzi w ciągu 30 minut od powiadomienia o awarii.
Z kolei problemem o mniejszej pilności będzie np. drobny błąd systemu, który nie wpływa na inne ważne systemy firmy i nie jest konieczny do obsługi klienta. Innymi słowy – jego rozwiązanie może poczekać do następnego zaplanowanego sprawdzenia oprogramowania ERP. Klarowne definicje „pilności” problemów pomogą wyeliminować zamieszanie oraz wszelkie nieporozumienia z firmą konserwującą.
5. Zaplanuj cykl życia swojego systemu ERP
Aby obniżyć koszty, firma powinna zaplanować użyteczność systemu ERP i zastanowić się, jaki jest zamierzony cykl życia platformy? Należy rozważyć krótkoterminowe i długoterminowe koszty utrzymania, aby zdecydować, kiedy najlepiej jest dokonać aktualizacji lub rozważyć przejście na nową platformę.
Najpóźniej co pięć lat cykl życia systemu ERP powinien zostać ponownie oceniony, aby sprawdzić, czy współgra on z aktualnym cyklem funkcjonowania Twojego biznesu.
6. Bezpieczeństwo
Wykonując regularne kopie zapasowe i odbudowy systemu zapewniasz swojej firmie odpowiednie środki bezpieczeństwa danych. Zainstalowanie wszelkich „łatek” i aktualizacji systemu natychmiast po ich otrzymaniu od dostawcy pomoże też uchronić Twoją firmę przed cyberatakami oraz innym formom naruszania danych.
7. Regularny przegląd systemu
Przegląd systemu jest rodzajem kontroli stanu systemów ERP i powinien być przeprowadzany okresowo, aby ocenić funkcjonalność oprogramowania i rozwiązać wszelkie problemy, które mogą je spowolnić.
Przestrzegając opisanych w tym artykule wskazówek sprawisz, że Twój system ERP będzie działał jak w zegarku.
