Większość firm zdaje sobie sprawę, że powinno stosować technologie cyfrowe, aby konkurować na współczesnym rynku, ale strach przed porażkami podczas wdrożenia je powstrzymuje. Dzisiejszy artykuł pomoże Wam uniknąć błędów podczas implementacji systemu ERP.
Zadanie eliminacji wątpliwości przedsiębiorców leży przede wszystkim w gestii dostawców systemów oraz firm wdrożeniowych. Dlatego firmy zajmujące się oprogramowaniem w chmurze ERP oraz ich partnerzy są odpowiedzialni za edukowanie i zachęcanie klientów do podejmowania wdrożeń. Nie chodzi tylko o przedstawianie samych plusów – odpowiedzialny „wdrożeniowiec” powie Ci też szczere o tym, co może pójść nie tak. Owych niepowodzeń można jednak uniknąć. Jak? Poniżej mamy kilka wskazówek dla osób zastanawiających się nad wdrożeniem ERP w ramach cyfrowej transformacji firmy.
1. Wybierz odpowiedniego partnera
Ten punkt znajduje się na szczycie naszej listy nie bez powodu. Praca z właściwymi ludźmi ma kolosalne znaczenie. Słyszymy tyle historii – od firm, które obiecują szybkie wdrożenia, aż po firmy, które próbują „wcisnąć” klientowi system, który nie jest dla niego odpowiedni.
Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: zaufanie jest niezbędne. Bez tego nigdy nie będziesz wiedzieć, czy wybrałeś odpowiedni system, czy też twój projekt zostanie dostarczony na czas. Nie staraj się też wybierać partnera wyłącznie przez pryzmat oferowanej przez niego ceny wdrożenia – czasami lepiej zapłacić nieco więcej, aby dostać to, czego chcesz, i potrzebujesz.
2. Wybierz właściwy system
Wybór systemów ERP jest obecnie większy niż kiedykolwiek wcześniej – od rozwiązań lokalnych, przez oprogramowanie w chmurze, aż do rozwiązań dedykowanych. Można do tego jeszcze dodać rosnące portfolio opcji modułowych, czyli pakietów o ograniczonym zakresie, które pomagają usprawnić konkretny obszar firmy, np. finanse, księgowość, zamówienia itp. Przy tak dużym wyborze najważniejszym problemem może być podjęcie decyzji – tej właściwej.
Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: klient z zestawem określonych potrzeb – czyli taki, który dokładnie wie, czego chce – jest na wagę złota. Dlatego zanim zaczniesz przeglądać ofertę systemów ERP w pierwszej kolejności przygotuj listę najważniejszych wymagań i problemów, które w swojej firmie chcesz rozwiązać. Uważaj też, aby „nie zakochać” się w błyskotliwych sztuczkach i olśniewających funkcjach poszczególnych systemów, które w przypadku Twojego biznesu mogą okazać się kompletnie bezużyteczne.
3. Długoterminowe planowanie
Czy wiesz, gdzie chcesz być w ciągu najbliższych 5, 10 lat? Jest to klasyczne pytanie, które powinien zadawać sobie właściciel każdej firmy. W przypadku wyboru i wdrożenia systemu ERP staje się ono bardziej fundamentalne niż kiedykolwiek. Wielkim błędem byłby np. wybór oprogramowania ERP, które nie pozwala na dodawanie nowych użytkowników, gdybyś miał chociażby plany ekspansji międzynarodowej. Podobnie system ERP powinien oferować opcje obsługi różnych regulacji podatkowych oraz walut międzynarodowych, jeśli chcesz rozwijać swój biznes za granicą.
Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: planuj, planuj i jeszcze raz planuj! Stwórz „mapę” rozwoju Twojego biznesu i podziel się nią ze swoim partnerem w zakresie oprogramowania IT. Niech Twój partner wie od początku, gdzie Twoja firma ma być „jutro” i „pojutrze”.
4. naucz się Zarządzać zespołem i zmianami
Nigdy nie lekceważ wartości Twoich pracowników! Bez odpowiedniego zespołu na pokładzie wszystkie projekty są skazane na porażkę. Przed implementacją oprogramowania ERP powinieneś rozważyć wszystkie obawy i problemy organizacji, które tego typu procesy mają już za sobą.
Niektórzy przedsiębiorcy mogą obawiać się, że automatyzacja firmowych procesów i znacznie szybszy dostęp do raportów sprawią, że te przestaną być aktualne. Z jednej strony mogą mieć rację, ale jednak najlepszą polityką jest zawsze poskromienie tego typu lęków i rozwiązanie ich, a nie zamiatanie ich pod dywan.
Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: zapewnij wiedzą na temat rozwiązań ERP pracownikom na wszystkich poziomach. Kiedy firma składa się z ludzi, którzy rozumieją DLACZEGO coś się robi, wówczas będą wiedzieli też JAK to coś zrobić.
