Dzisiejszy artykuł stanowi kontynuację materiału, w którym przedstawiliśmy Wam kilka porad w kwestii tego, jak uniknąć błędów podczas wdrożenia systemu ERP.

Pierwszą część artykułu znajdziesz TUTAJ.

5. unikaj Biurokracji w podejmowaniu decyzji

Czy nadmierna biurokracja w firmie może spowolnić jej rozwój oraz wdrożenie systemu ERP? Twój partner w zakresie wdrożenia poradzi sobie świetnie z zaplanowanymi zadaniami, gdy tylko mu się na to pozwoli i nie ograniczy jego możliwości. Jednak czasami wielowarstwowe zarządzanie i podejmowanie decyzji ciągnące się w nieskończoność może spowolnić cały proces i zmarnować cenny czas.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: przede wszystkim upewnij się, że Ty lub inne osoby decyzyjne w firmie są zaangażowane w pracę zespołu projektowego od samego początku. Bez tych osób na pokładzie proces podejmowania decyzji znacznie się wydłuży i storpeduje wysiłki Twojego partnera w zakresie wdrożenia.

6. odpowiednio wyedukuj zespół

Wybrany przez Ciebie partner IT odpowiedzialny za przeprowadzenie wdrożenia systemu ERP powinien przeprowadzić i wytłumaczyć każdemu pracownikowi Twojej firmy funkcje i procesy ERP, z których na co dzień będziemy korzystać. Jest konieczne, aby członkowie Twojego firmowego zespołu byli w pełni świadomi i wiedzieli czego się od nich oczekuje oraz w czym system ERP może im pomóc.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: z jednej strony upewnij się, że partner w zakresie wdrożenia ERP daje Ci właśnie to, czego potrzebujesz. Z drugiej zaś powinieneś ustanowić odpowiednią strukturę wewnętrznego zarządzania, w której każda osoba zna swoją rolę i obowiązki.

7. zaplanuj właściwe procesy i lejki sprzedaży

Kuszące jest pójście na łatwiznę w postaci wdrożenia systemu ERP i liczenia na to, że sam ten fakt rozwiąże wszystkie problemy firmy. Przyjęcie istniejących procesów biznesowych – które nie są efektywne – i próba ich wdrożenia z wykorzystaniem ERP jest skazana na porażkę. System ERP to narzędzie, które nie zadziała bez odpowiedniej strategii i zaplanowania kluczowych procesów biznesowych oraz lejków sprzedaży. Automatyzacja złych praktyk jest skazana na porażkę.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: wdrożenie systemu ERP to idealna okazja, żeby zrobić mały wewnętrzny audyt i raz jeszcze zadać sobie pytanie – czy wszystkie lejki i procesy są skuteczne? Przypominamy tutaj, że replikacja procesów, które działają w innych firm nie zawsze musi zadziałać w przypadku naszego typu biznesu.

8. nie Zapomnij o wadze danych

Nie lekceważ znaczenia informacji, które dostarczy Ci system ERP. W przypadku większości przedsiębiorców, którzy wdrażają oprogramowanie ERP pierwszy raz, zawodzi analiza dużej liczby nowych danych, do których otrzymują dostęp po wdrożeniu. W większości przypadków w tej materii panuje bałagan.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: zanim rozpoczniesz wdrożenie ERP uporządkuj wszystkie swoje dane firmowe i wyeksportuj je do zewnętrznego pliku, aby uniknąć później duplikacji rekordów oraz innych tego typu problemów.

9. Nie lekceważ potrzeby szkolenia pracowników

Wielu przedsiębiorców jest zaskoczonych faktem, jak wiele czasu na szkolenie pracowników potrzeba przeznaczyć, aby korzystanie z systemu ERP przynosiło wymierne korzyści firmie. Użytkownicy oprogramowania muszą dokładnie wiedzieć, jakie możliwości oferuje im system, co mogą i co powinni robić, aby z jego pomocą zwiększyć efektywność swojej dotychczasowej pracy itp. Tego typu wiedza jest konieczna, aby członkowie Twojego zespołu po prostu wiedzieli co mają robić.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: zanim rozpoczniesz projekt musisz najpierw zidentyfikować główne funkcje systemu, które w pierwszej kolejności Twoi pracownicy powinni opanować. Pamiętaj także, aby na etapie planowania budżetu wdrożenia uwzględnić odpowiednią jego część na szkolenie członków Twojego zespołu.

10. Znaczenie opieki powdrożeniowej

Jednym z najczęstszych problemów związanych z implementacją systemu ERP jest lekceważenie procesu, który następuje po zakończeniu głównego – przynajmniej z technicznego punktu widzenia – etapu. Grono firm skupia się na tym, co będzie działo się w trakcie wdrożenia, zapominając o tym, co może wystąpić, także o problemach, po jego zakończeniu.

Jak sobie poradzić z tym wyzwaniem: odpowiedzialni partnerzy, tacy jak Initius, oferują w standardzie usługi dobry pakiet wsparcia i opieki powdrożeniowej. Dzięki temu czujesz wsparcie partnera w pierwszych miesiącach swojej podróży w nowej rzeczywistości z systemem ERP i masz pewność, że w razie jakichkolwiek problemów otrzymasz niezbędne wsparcie.

Podsumowując, pamiętaj, że sam proces technicznego wdrożenia systemu ERP nie kończy pracy związanej z wykorzystaniem potencjału tego oprogramowania. Wdrożenie ERP to dłuższych proces, który wymaga czasu, edukacji Twojego zespołu oraz odpowiedniej współpracy z partnerem wdrożeniowym. Jeśli te 3 elementy będą funkcjonowały właściwie, wówczas masz gwarancję, że odniesiesz ogrom korzyści z korzystania z systemu ERP w dłuższej perspektywie czasu.