Współpraca dwóch podmiotów w dowolnej dziedzinie wymaga zdefiniowania jasno określonych warunków i przede wszystkim respektowania ich przez obie strony. Zobaczcie, jakie 5 kroków musi spełnić biuro rachunkowe oraz jego klient, aby obie strony mogły cieszyć się z pełnej sukcesów relacji!
1. Ustalenie konkretnych warunków współpracy
Na starcie obie strony przyszłej współpracy powinny określić swoje wymagania, ale również niezbędne warunki, żeby spełnić oczekiwania drugiej strony. Wciąż często dochodzi do sytuacji, w których to wyłącznie klient przedstawia swoje oczekiwania, a przedstawiciele biura zgadzają się na nie bezwarunkowo. Jest to poważny błąd!
Po zapoznaniu się z potrzebami i wymaganiami klienta, biuro rachunkowe musi podać swoje oczekiwania dotyczące m.in. wymiaru praktycznego dwustronnej współpracy. Mamy tutaj na myśli chociażby formę wymiany dokumentów.
Na tym etapie może się również okazać, że oczekiwania czy potrzeby danej firmy są zbyt wygórowane i kompromis nie będzie możliwy. W takiej sytuacji lepiej od razu zakończyć negocjacje, niż szukać „na siłę” porozumienia, z którego ostatecznie nikt nie będzie zadowolony.
2. Podpisanie umowy
Gdy już ustalimy obustronne zasady współpracy, to koniecznie należy je spisać i przypieczętować podpisaniem umowy. W takim dokumencie warto zawrzeć chociażby: jakie konkretnie i w jakiej liczbie dokumenty będą przekazywane do biura rachunkowego w ustalonym okresie czasu, kto będzie odpowiadał za to po stronie klienta, w jakiej formie będzie realizowany obieg dokumentów, kto będzie „opiekunem” klienta po stronie biura rachunkowego.
Koniecznie trzeba też precyzyjnie ustalić stawkę i okres rozliczeń. Wielokrotnie dochodzi do nieporozumień na tej płaszczyźnie. Dotyczy to szczególnie mniejszych biur rachunkowych. Mowa o tym, gdy obie strony umówią się na stałą miesięczną stawkę za całość pracy biura, a z każdym kolejnym miesiącem klient dostarcza coraz więcej dokumentów.
3. Ustalenie regulaminu współpracy
Wszystko, co ustalimy dwustronnie i wpiszemy do umowy, powinno mieć także swoje przełożenie na regulamin współpracy. W takim dokumencie warto m.in. zawrzeć zapisy o braku odpowiedzialności biura za księgowanie fałszywych faktur. Warto o tym wspomnieć ze względu na fakt, że biuro rachunkowe nie ma możliwości weryfikacji otrzymywanych dokumentów finansowych.
W regulaminie powinien też być zapis informujący klienta, że biuro ma obowiązek poinformować Generalnego Inspektora Informacji Finansowej o wszelkich transakcjach budzących wątpliwości. Oczywiście mowa tutaj o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i/lub finansowania terroryzmu. Taki zapis to formalność, ale warto mieć to „na piśmie”.
4. Pisemne oświadczenie klienta
Dodatkowym zabezpieczeniem dla biura rachunkowego będzie podpisanie przez klienta oświadczenia, w którym ten zobowiązuje się do starannego przestrzegania wspólnych ustaleń – w tym m.in. przekazywania wyłącznie dokumentów zgodnych ze stanem faktycznym.
5. Sprawny i bezpieczny obieg dokumentów
Ten krok jest konieczny, aby współpraca była dwustronnie owocna. Żyjemy w czasach, w których przedsiębiorcy mają codziennie wiele zadań i obowiązków. Dlatego jedną z przyczyn podjęcia decyzji o współpracy z biurem rachunkowym jest zatem wygoda i oszczędność czasu.
Biuro rachunkowe, żeby sprostać tym oczekiwaniom, musi zapewnić bezpieczny, wygodny i efektywny obieg dokumentów, a także pozostałych informacji w formie cyfrowej. Takie rozwiązanie staje się już powoli branżowym standardem. Dlatego warto skorzystać ze sprawdzonego rozwiązania technologicznego, które zautomatyzuje cały proces.
Systemem, którym powinni zainteresować się właściciele biur rachunkowych, jest enova365. Jest to nowoczesny, pewny i elastyczny program księgowy. Więcej na temat tego oprogramowania ERP możecie przeczytać tutaj.
