Krajowy System e-Faktur (KSeF) to innowacyjna platforma cyfrowa, która znacząco zmieniła sposób, w jaki przedsiębiorstwa w Polsce zarządzają fakturami. System ten, uruchomiony jako opcjonalne rozwiązanie w styczniu 2022, przechodzi do etapu obowiązkowy w lipcu 2024 – zmiana ta ma istotne implikacje dla wszystkich podmiotów gospodarczych.
Co to jest KSeF?
KSeF to platforma służąca do elektronicznego wystawiania i odbierania faktur. Jest to system centralny, co oznacza, że wszystkie e-faktury są przesyłane do jednego, ogólnodostępnego repozytorium. Pozwala to na efektywniejszą organizację dokumentów i ułatwia dostęp do nich zarówno dla wystawiających, jak i odbiorców.
Jak działa KSeF?
System KSeF działa jako centralne repozytorium faktur, gdzie wszystkie dokumenty są przechowywane w jednolitym formacie. Centralizacja gwarantuje łatwy dostęp do faktur zarówno dla wystawiających, jak i odbiorców. Jednolity format danych zapewnia również łatwość w ich przetwarzaniu i analizie.
W tym systemie faktury są wystawiane i odbierane elektronicznie. Użytkownicy systemu mogą generować e-faktury bezpośrednio w systemie lub za pomocą zintegrowanych z nim narzędzi księgowych. Po wystawieniu, faktury są automatycznie przesyłane do KSeF, skąd odbiorca może je pobrać. Proces ten eliminuje potrzebę drukowania i fizycznego przesyłania dokumentów.
Rozwiązanie zaprojektowane jest tak, aby zapewniać wysoki poziom bezpieczeństwa danych dzięki zastosowaniu zaawansowanych technologii szyfrowania i bezpiecznego przechowywania danych. Dzięki temu użytkownicy mogą mieć pewność, że ich dane są chronione przed nieautoryzowanym dostępem.
KSeF – od kiedy jest obowiązkowy?
Wprowadzenie KSeF jako obowiązkowego narzędzia ma nastąpić w dwóch etapach. Od 1 lipca 2024 r. wszyscy czynni podatnicy VAT będą zobowiązani do korzystania z KSeF. Od 1 stycznia 2025 r. nastąpi kolejna zmiana – obowiązek ten rozszerzy się także na małe i średnie przedsiębiorstwa zwolnione z VAT oraz w przypadku faktur uproszczonych
Co się zmienia przez wprowadzenie KSeF?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) w Polsce stanowi znaczący krok w kierunku cyfryzacji i automatyzacji procesów biznesowych. Implikacje tego przejścia są wielowymiarowe i dotyczą różnych aspektów działalności przedsiębiorstw.
KSeF znacząco wpływa na efektywność procesów biznesowych. Automatyzacja procesu fakturowania redukuje czas i koszty związane z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Elektroniczne zarządzanie fakturami ułatwia ich archiwizację, wyszukiwanie i dostępność, co przekłada się na szybsze i bardziej efektywne procesy księgowe.
Automatyzacja i centralizacja procesu fakturowania w ramach KSeF minimalizuje ryzyko błędów ludzkich, takich jak pomyłki w danych czy zgubienie dokumentów. Dzięki elektronicznemu przetwarzaniu danych faktury są bardziej spójne i mniej podatne na błędy, co zwiększa wiarygodność i dokładność danych księgowych.
Wykorzystanie systemu wymusza na przedsiębiorstwach dostosowanie się do nowych regulacji prawnych dotyczących fakturowania elektronicznego. Zapewnienie zgodności z tymi przepisami jest kluczowe dla uniknięcia sankcji prawnych i finansowych. KSeF wspiera przedsiębiorstwa w utrzymaniu zgodności z aktualnymi wymogami prawnymi.
Choć wiąże się z pewnymi wyzwaniami, przynosi również liczne korzyści, w tym poprawę efektywności, dokładności i bezpieczeństwa procesów biznesowych. Właściciele firm powinni być świadomi tych zmian i odpowiednio przygotować się do wdrożenia tego systemu, aby maksymalizować jego potencjalne korzyści.
Co warto zapamiętać w kontekście wdrożenia KSeF?
Wdrożenie systemu e-faktur jest przełomowym krokiem w kierunku cyfryzacji procesów księgowych w Polsce. Choć jego wdrożenie niesie za sobą wyzwania, przynosi też szereg korzyści, takich jak usprawnienie przepływu informacji oraz zarządzania dokumentacją, jak i zwiększenie transparentności działalności gospodarczej. Warto zatem już teraz rozpocząć przygotowania do wprowadzenia systemu KSeF w swojej organizacji, by móc w pełni wykorzystać jego potencjał.
