Współczesna gospodarka w coraz większej mierze oparta jest na wiedzy – kto ma większe jej zasoby i lepiej je wykorzystuje, ten zyskuje przewagę. Jak zatem najbardziej efektywnie zarządzać wiedzą w firmie?

Czym jest zarządzanie wiedzą w firmie?

Mocno akademicka definicja opisuje zarządzanie wiedzą jako ogół działań służących określaniu, gromadzeniu, strukturyzacji i udostępnianiu danych w firmie, aby osiągnąć założone cele. Definicja ta jest dość szeroka i tak naprawdę można na jej podstawie wnioskować, że większość procesów w firmie ma bezpośredni lub pośredni związek z knowledge management.

Źródłem wiedzy w firmie są m.in. pracownicy (ich kompetencje i doświadczenia) oraz studium przypadków z przeszłości. Wiedza nie tylko daje przewagę w biznesie, ale również pozwala redukować koszty. Przykład? W sytuacji kryzysowej, np. jakiejś awarii, zamiast szukać rozwiązania od zera i marnować czas (kolejny bezcenny zasób), na bazie wiedzy i doświadczenia z przeszłości możemy zastosować gotowy schemat działania i rozwiązać problem.

Jedną z najważniejszych przewag, jakie daje wiedza na rynku, jest właśnie możliwość tworzenia systemów. Schematy postępowania trzeba jednak najpierw stworzyć. Do tego, oprócz doświadczenia i kompetencji pracowników, konieczne jest odpowiednie oprogramowanie.

Wiedza plus technologia = sukces

W dzisiejszych realiach wyzwaniem nie jest już samo gromadzenie wiedzy, ale wybór i wykorzystanie tego, co ważne. Firmy codziennie zasypywane są terabajtami nowych informacji. Jak zatem je skutecznie przetwarzać i odsiewać to, co wartościowe od treści mało istotnych?

Z pomocą przychodzą funkcjonalne systemy ERP. Jak wskazuje sama nazwa tego rodzaju oprogramowania – Enterprise Resource Planning – jego głównym zadaniem jest wspieranie firm w zarządzaniu zasobami, w tym m.in. wiedzą.

Oprogramowanie ERP ułatwia monitoring danych, zbieranie i segregowanie ich, a następnie wizualizację w przystępnej dla pracowników formie. Dzięki temu pracownik może skupić swoje wysiłki przede wszystkim na działaniach strategicznych i przynoszących mierzalne korzyści dla biznesu.

Takie rozwiązania oferują dedykowane moduły z zakresu Business Intelligence, które znajdziecie w oprogramowaniu ERP enova365. Warto w tym miejscu wspomnieć też o module DMS. Wspiera on obieg i zarządzanie dokumentami – w postaci cyfrowej – w firmie.