Zmiana to słowo i proces doskonale znany wszystkim przedsiębiorcom. Dziś porozmawiamy o największych wyzwaniach związanych ze zmianami w oprogramowania ERP.
Intuicyjnie zmiany w życiu kojarzą nam się z niepewnością. W pracy też wyobrażamy sobie, że każda nowość przysporzy nam dodatkowych obowiązków. Jednak zmiany – czy tego chcemy czy nie – są nieodłączną częścią życia, a zwłaszcza świata IT.
Trzy główne rodzaje zmian w IT
W branży oprogramowania ERP możemy wymienić trzy główne typy zmian. Pierwsza z nich to zmiana związana z rozwojem funkcjonalnym. Polega ona na tym, iż klienci mają określony problem, a wprowadzona nowa funkcjonalność systemu pozwoli ten problem wyeliminować.
Zmiany prawne to chyba najbardziej uciążliwy typ zmian, które bezpośrednio dotykają przedsiębiorców korzystających z systemów ERP. W 2021 roku pojawiło się około 1500 zmian w prawie gospodarczym. Ten rok, przez komplikacje związane z wejściem w życie Polskiego Ładu, może być jeszcze bardziej owocny pod względem wszelkich nowości legislacyjnych. Przedsiębiorcy nie są w stanie nadążyć za tym wszystkim, a co dopiero zrozumieć. Dlatego klienci systemu ERP enova365 mają zapewnione automatyczne aktualizacje, a także dostęp do bogatych treści edukacyjnych – publikacji, webinarów itp.
Zostały nam jeszcze zmiany o podłożu technologicznym. Te jednak występują stosunkowo rzadko – zazwyczaj w momencie pojawienia się przełomowych zmian w technologii.
Dlaczego zmiany wywołują w nas niechęć?
W naszych genach zapisany jest strach przed wszelkimi nowościami. Jedni ludzie się ich wprost boją i opierają. Ci mniej liczni czują na myśl o nich ekscytację, która również jest obarczona pewną dozą strachu. Generalnie jednak zmiana = niepewność. To główny powód, przez który tak trudno przekonać niektórych pracowników do nowego oprogramowania w firmie.
Kiedyś do zmian w IT zniechęcał również fakt, że wszelkie korekty wymagały sporych nakładów pracy – trzeba było odinstalować jedno oprogramowanie, zainstalować drugie, a jeszcze do tego nauczyć pracowników jego obsługi. Dziś systemy ERP są aktualizowane w czasie rzeczywistym w automatyczny sposób, więc problem ten przestał istnieć.
Niektóre zmiany pracownicy przyjmują mimo wszystko chętnie. Jakie? Przede wszystkim te związane z oprogramowaniem, które ułatwiają im pracę oraz sprawiają, iż mogą efektywniej wykorzystywać swój codzienny czas pracy (np. funkcjonalności automatyzujące pewne powtarzalne zadania).
Jak ułatwić proces wprowadzania zmian w IT?
Jako ludzie mamy dwa rodzaje motywacji – „do czegoś” oraz „od czegoś”. Innymi słowy dążymy do przyjemności i osiągnąć, albo unikamy bólu, dyskomfortu czy zbędnego trudu. Te dwa główne typy motywacji są takie same dla każdego obszaru naszego życia. Zmiany w obszarze IT nie stanowią tutaj żadnego wyjątku.
Dlatego wprowadzając nowe funkcjonalności w systemach ERP musimy pokazywać klientom, jak w praktyce dana nowość przełoży się na codzienne działanie danego biznesu. Wszelkie zmiany wprowadzane w systemach ERP prowadzą zazwyczaj do m.in.: optymalizacji procesów i oszczędności czasu, zwiększenia przychodów czy bardziej efektywnego zarządzania zasobami (zmniejszenia strat). Zatem wszystkiego tego, do czego każdy przedsiębiorca dąży.
