Wprowadzenie Pracowniczych Planów Kapitałowych do przedsiębiorstwa to proces, który należy zaplanować i przygotować. Istotnym elementem we wdrożeniu jest komunikacja między kadrą zarządzającą, a pracownikami. Informując o tym, w jaki sposób PPK będzie funkcjonowało w firmie, pracodawca zyska zaufanie pracowników oraz zniweluje wątpliwości i ilość zadawanych pytań, co przełoży się na szybkie i sprawne wprowadzenie PPK.
Wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych można podzielić na 3 obszary:
Przygotowanie do wprowadzenia PPK
W celu rzetelnego przygotowania firmy do Pracowniczych Planów Kapitałowych niezbędna jest przeprowadzona dogłębna analiza, która pozwoli odpowiedzieć na najistotniejsze pytania:
- ile pracowników zostanie zapisanych do PPK automatycznie?
- ilu pracowników po 55 roku trzeba poinformować o możliwości zapisania się do PPK?
- ilu pracowników po 70 roku życia należy poinformować, że nie mogą się zapisać do PPK?
W trakcie analizy należy również należy również zwrócić uwagę na zasoby, które ułatwią obsługę programu PPK. Poza zasobami ludzkimi należy również uwzględnić zasoby informatyczne. Jeśli firma korzysta z systemu kadrowo płacowego, w momencie analizy należy skontaktować się z producentem i zapytać czy jego rozwiązanie jest przygotowane do zarządzania PPK. Oprogramowanie enova365
ZOBACZ TEŻ: POZNAJ KOSZT TWOJEGO WDROŻENIA SYSTEMU ERP
Wybór instytucji finansowej
Pracodawca zobowiązany jest do wybrania, która z dostępnych instytucji finansowych będzie zarządzać przekazanymi środkami. Kryterium wyboru powinno być doświadczenie instytucji w zarządzaniu funduszami emerytalnymi lub inwestycyjnymi, efektywność w zarządzaniu funduszami, wsparcie we wdrażaniu PPK, kompleksowość, a także wysokość opłat za zarządzanie środkami. Sporym ułatwieniem dla przedsiębiorców jest możliwość zawierania umów z instytucjami drogą elektroniczną. Co istotne, pracodawca zawiera z instytucją dwie umowy:
- Umowa o zarządzanie – zawierana między pracodawcą a instytucją,
- Umowa o prowadzenie PPK – umowa między instytucją a pracodawcą występującym w imieniu i na rzecz swoich pracowników.
Utrzymanie PPK
Należy pamiętać, że wdrożenie Pracowniczych Planów Kapitałowych nie kończy się wraz z datą wejścia firmy do programu. PPK będzie towarzyszyć pracodawcy do końca funkcjonowania przedsiębiorstwa. Sprawne i aktualne zarządzanie Pracowniczymi Planami Kapitałowymi nie może wpływać na prawidłową działalność firmy, dlatego warto korzystać z oprogramowania ERP, np. enova365, które pozwala na: bieżące naliczenie i odprowadzanie wpłat, przyjmowanie i ewidencjonowanie oświadczeń pracowników o wstąpieniu, rezygnacji, zmianie wpłat na PPK, terminowe przekazywanie informacji do pracowników oraz instytucji finansowych, prowadzenie aktualnej dokumentacji o PPK i jej archiwizowanie, procedury związane z zatrudnieniem nowego pracownika i włączeniem go do programu, zmiana instytucji finansowej.
