Z wiekiem nasze ciała zaczynają odczuwać coraz więcej dolegliwości związanych z jego eksploatacją. Kiedy coś jest nie tak z naszym zdrowiem, odwiedzamy lekarza. Wiadomo jednak, że prewencja jest lepsza niż reagowanie na powstały problem. Zasada ta dotyczy także oprogramowania ERP.
Oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem również na przestrzeni lat zaczyna pokazywać swój wiek. Menedżerowie wyższego szczebla, których zadaniem jest m.in. pobieranie danych z systemu ERP na potrzeby krytycznych decyzji biznesowych, uświadamiają sobie, że system przestał osiągać optymalny poziom.
Procesy, które niegdyś działały płynnie, zaczynają opóźniać się, w wyniku czego może ucierpieć wydajność całej firmy. Jeśli nie zadbamy o prewencję wystarczająco wcześnie, może się zdarzyć, że system ERP zacznie powodować nieplanowane zakłócenia w działalności, które ostatecznie negatywnie wpływają na przychody przedsiębiorstwa.
Nie warto czekać, aż dojdziesz do punktu, w którym interwencja będzie konieczna. Dobrym sposobem prewencji jest skorzystanie z niezależnej kontroli stanu systemu ERP. Poniżej znajdziesz 5 najważniejszych korzyści dla Twojej firmy płynących z regularnej oceny stanu systemu ERP.
1. Poznaj aktualny stan „zdrowia” systemu
Pierwszą korzyścią z przeglądu systemu ERP jest możliwość spojrzenia na oprogramowanie z pewnego dystansu. Samo sprawdzenie daje wyobrażenie o tym, jak skutecznie system działa aktualnie.
Czy procesy operacyjne pozwalają Twojej firmie utrzymać najwyższą wydajność? Czy są możliwości poprawy? W jaki sposób zapewniania jest integralność danych i dokładność raportowania?
Odpowiadając na wszystkie te pytania firmy są w stanie zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Ponadto menedżerowie wyższego szczebla mają możliwość wychwytywania sprzecznych operacji i wskazywania niedociągnięć systemu.
2. poznaj poziomy dojrzałości twojego systemu erp
Możemy wyróżnić trzy etapy dojrzałości systemu ERP. Etap pierwszy to zainicjowanie projektu. Drugi etap to „wdrożenie po wdrożeniu”, gdy funkcjonalności oprogramowania są w pełni wykorzystywane w całej organizacji. Etap trzeci to zaś przekucie systemu ERP w operacje biznesowe. Jest to etap, w którym regularnie wykorzystuje się wartość strategiczną oprogramowania ERP.
Określając poziom dojrzałości systemu ERP, eksperci mogą ocenić, jak system działa w odniesieniu do rynku. Dzięki temu wszyscy pracownicy wiedzą, czy system jest na optymalnym poziomie wydajności, nie tylko w skali całego systemu, ale także w odniesieniu do pozostałego oprogramowania.
Znajomość poziomu dojrzałości systemu ERP ma kluczowe znaczenie dla Twojej zdolności do poprawy. To ilościowo określa korzyści dla każdego działu w firmie. Przegląd systemu ERP pomaga w zapewnieniu wymiernego postępu w oparciu o historię działalności z systemem. Określenie poziomu dojrzałości systemu pomaga też dokładnie ocenić prognozy finansowe na podstawie tych opinii.
3. Zmniejsz przestoje dzięki optymalizacji ERP
Zasadniczo kluczowi ludzie w firmie, którzy pobierają dane z systemu ERP i obsługują zasoby biznesowe, mogą bezpośrednio przyczynić się do poprawy ogólnej wydajności systemu. Dlatego wymagana jest ich odpowiednia komunikacja z osobami z działu IT.
Osoby na ważnych stanowiskach w firmie zajmujące się danymi nie są ludźmi, którzy mogą czekać na pojawienie się problemów technicznych. Ich czas jest cenny, a otrzymywane dane powinny być dostarczane szybko. Po to, aby firma nie straciła tempa pracy.
Dokonywanie regularnych przeglądów kondycji systemu ERP pozwala uzyskać prawidłową wiedzę, dzięki której można skrócić czas przestoju w przypadku problemów z wydajnością. Zapewnia również, że topowe procedury obsługi danych na poziomie wykonawczym nie pozostaną w oczekiwaniu, kiedy powinny ruszyć do przodu.
4. zapewnij integralność danych
Uruchomienie testu poprawności ERP prowadzi do poprawy integralności danych, zwiększając tym samym dokładność raportowania oraz jego szybkość. Częścią typowego testu jest przeglądanie głównych plików instalacyjnych i plików danych transakcyjnych.
Dzięki temu konsultanci ERP mogą zasugerować, w jaki sposób Twoja firma może pójść naprzód w oparciu o dostępny budżet zarządzania zasobami.
5. zdecyduj o kolejnych krokach
Najważniejszym celem przeprowadzenia kontroli systemu ERP jest podjęcie decyzji o tym, co zrobić dalej, aby firmowy system ERP funkcjonował na pełnych obrotach. Masz do wyboru trzy możliwości. Po pierwsze utrzymać system w takim stanie, w jakim aktualnie jest. Druga opcja to aktualizacja oprogramowania. Wreszcie zawsze możesz kupić nowy system ERP.
Nawet w przypadku, gdy Twój aktualny system działa dobrze, sprawdzanie kondycji systemu ERP jest cenne. W miarę, jak obsługa oprogramowania ERP nabiera dojrzałości, konsultanci mogą zaproponować nowe rozwiązania, dzięki którym firma odczuje znaczne różnice w przebiegu procesów biznesowych.
