Moduł Workflow enova365 można śmiało określić mianem niewidzialnego menadżera, który pomaga efektywnie zorganizować oraz w znacznym stopniu zautomatyzować zadania i procesy biznesowe w Twojej firmie. Sprawdźmy, na konkretnym przykładzie, jak możliwości tego modułu można wykorzystać w praktyce.

Za pomocą modułu Workflow łatwo stworzysz strukturę automatycznego przekazywania informacji, dokumentów oraz zadań od jednego użytkownika systemu do drugiego. Musisz zacząć od skonfigurowania poszczególnych sposobów działania w określonych, codziennych zadaniach w firmie. Po przejściu tego kroku enova365 już „wie”, któremu pracownikowi przydzielić jakie zadania w danym kontekście oraz jaki jest termin ich wykonania. Tak w dużym skrócie możemy scharakteryzować moduł Workflow. Przyjrzyjmy się teraz, jak w praktyce wygląda przebieg całego wdrożenia.

Jak działa firma w trakcie wdrożenia modułu Workflow enova365?

Wielu przedsiębiorców przed implementacją nowego oprogramowania do zarządzania firmą powstrzymuje obawa, iż sam proces wdrożenia oznacza czas, w którym znacząco ograniczone są możliwości normalnego funkcjonowania firmy. Jednak czy tak jest w rzeczywistości? Tempo tego procesu zależy w głównej mierze od zespołu wdrożeniowego po stronie klienta. Im bardziej aktywny i zaangażowany w sam proces jest to zespół, tym implementacja oprogramowania przebiega sprawniej.

Wdrożenie rozpoczyna się od przygotowania środowiska testowego. W trakcie prac programistycznych, firma bezproblemowo działa na swoich dotychczasowych systemach. Przejście na nowe oprogramowanie, następuje dopiero w momencie, w którym wszystko zostało już w pełni przetestowane, a ewentualne korekty zostały wprowadzone.

Typową praktyką w takim procesie jest także ustalenie konkretnych terminów przejścia na nowy system ERP dla poszczególnych działów firmy. Podzielenie wdrożenia na etapy jest znacznie wydajniejszą metodą niż czekanie na możliwość uruchomienia oprogramowania od razu w całej firmie.

Aktywność zespołu po stronie klienta zazwyczaj oznacza też znajdowanie nowych szans, w toku zasadniczych działań czy też po ich zakończeniu. Teoretycznie może się wtedy wydawać, że wdrożenie będzie realizowane bez końca. Uspokajamy jednak – wszelkie aktualizacje wprowadzane na życzenie klienta w późniejszym czasie są już zdecydowanie mniej inwazyjne i w żadnym stopniu nie uniemożliwiają wykonywania codziennych prac firmowych.

Przebieg wdrożenia w praktyce

Wspomnieliśmy już, że aktywny zespół po stronie klienta jest jednym z kluczowych elementów skutecznego wdrożenia systemu ERP. Jednak absolutnym fundamentem, żeby proces ten zakończył się sukcesem, jest klarowne określenie przez decydentów potrzeb biznesowych. Te następnie są przekształcane na funkcje modułu Workflow. Jeśli przedstawiciele zespołu klienta mają już opracowane jasne wymagania biznesowe względem działania systemu, to jest to duży plus, który wpływa na przyspieszenie toku spraw.

Co jednak, gdy firma ma z tym problem? W takiej sytuacji jednym ze skuteczniejszych podejść jest wypisanie funkcji starego systemu i określenie co się w nim sprawdza, co nie działa dobrze, a czego brakuje.

Cały proces wdrożenia trwa zazwyczaj około 3 miesiące. Pierwsze i drugie spotkanie z przedstawicielami naszego klienta mają głównie charakter organizacyjny – następuje m.in. powołanie dedykowanych zespołów, które będą bezpośrednio pracowały przy implementacji systemu. Po naszej stronie zostaje zawsze powołany kierownik zespołu wdrożeniowego. Sugerujemy również, aby takie samo stanowisko pojawiło się też po stronie klienta. Powinna to być dedykowana osoba, która aktywnie i w pełni poświęci się pracy przy wdrożeniu.

Z kolei już na trzecim spotkaniu możliwe jest zaprezentowanie klientowi systemu w wersji demo, uwzględniającej wstępnie skonfigurowany każdy moduł systemu. Kolejno następuje wspólne definiowanie poprawek oraz ich implementacja, aż do pełnego osiagnięcia zdefiniowanych funkcji biznesowych.

Oczywiście samo oprogramowanie, nawet najlepsze, to nie wszystko, bowiem do „tanga trzeba dwojga”. Mamy tutaj oczywiście na myśli odpowiednio przeszkolonych pracowników firmy, którzy będą z systemu na co dzień korzystali. W tej materii Initius oferuje dedykowane szkolenia jeszcze przed uruchomieniem systemu, a także trwające zazwyczaj od jednego do trzech mięsięcy prace powdrożeniowe. W ich ramach partner może liczyć na tzw. „asystę osobową”, czyli bezpośrednią pomoc ekspertów Initiusa, którzy w tym czasie fizycznie, będąc w biurze klienta, pracują wspólnie z jego pracownikami.

W razie pojawienia się jakiegokolwiek rodzaju pytań czy wątpliwości, użytkownik systemu otrzymuje natychmiastową pomoc od fachowca, który jest tuż obok. Taka formuła pozwala na błyskawiczne przejście praktycznego szkolenia przez użytkowników, którzy już wkrótce sami będą pracowali z systemem.

Zespół wdrożeniowy po stronie Initiusa pracuje w modelu „stand up” – codzienne rano organizowane są krótkie, trwające zazwyczaj około 10 minut spotkania, których celem jest podsumowanie sukcesów i problemów poprzedniego dnia, oraz wspólne przedyskutowanie wyzwań na następny dzień.

Jeden moduł, ogrom możliwości

Moduł Workflow jest przeznaczony przede wszystkim dla firm, które chcą zdynamizować oraz poprawić wydajność pracy na wszystkich szczeblach swojej działalności. W dzisiejszym case study przedstawiamy Wam możliwości oraz pokazujemy jak moduł ten pomaga znacząco usprawnić nawet nietypowe i rzadko spotykane procesy biznesowe.

W naszym, konkretnym przykładzie, sam proces dodawania kartotek towarowych, rozdzielony jest pomiędzy kilka działów. Zgranie ich sprawnego funkcjonowania przy ogromnych wolumenach zamówień stanowi codzienne wyzwanie dla przedsiębiorstwa.

To zaledwie jedno z wyzwań, z którymi zmierzyliśmy się podczas wdrażania modułu Workflow w tym konkretnym przypadku. Warto jeszcze wspomnieć o strukturze przedsiębiorstwa, która mimo iż jest bardzo rozbudowana, jednocześnie też została precyzyjnie określona – każdy proces jest zdefiniowany od A do Z. Wszystkie działy doskonale wiedzą, za co są odpowiedzialne i jakie zadania muszą wykonać.

Dzięki temu każdy tryb w tej biznesowej maszynie działa efektywnie, a wszelkie odstępstwa od normy stanowią przypadki incydentalne. Taka skomplikowana struktura paradoksalnie stanowi ułatwienie dla firmy wdrażającej i przekłada się pozytywnie na implementację nowego oprogramowania ERP.

W omawianym przypadku Workflow ułatwia również znacząco wykazywanie podatku VAT przy transakcjach przeprowadzanych w obrębie Unii Europejskiej. System enova365 pozwala kontrolować kursy, importować dokumenty przesyłane przez tzw. vansellerów (więcej o ich roli w dalszej części artykułu), a także przede wszystkim rozliczać faktury (zarówno zaliczkowe, jak i końcowe).

Jednym z kluczowych obszarów biznesowych naszego klienta jest obsługa magazynowa. W tej materii współpracują oni z dużą firmą logistyczno-spedycyjną, która dysponuje wieloma magazynami rozsianymi na terytorium całej Polski. Owy podmiot korzysta z własnego systemu do zarządzania nimi. Podczas wdrożenia przeprowadziliśmy integrację tego oprogramowania z enova365. Moduł Workflow pomógł usprawnić obsługę wydawania wszelkich dyspozycji, przyjęć i wydań towaru, a także skutecznie nadzorować zarządzanie magazynami mobilnymi.

W praktyce realizacja zamówienia wygląda następująco: zlecenie spedycyjne wysyłane jest do firmy spedycyjnej, która kompletuje paczkę i wysyła ją do klienta końcowego oraz tzw. vansellera (dystrybutor, który rozwozi towar do sklepów na danym obszarze). Vansellerzy korzystają z aplikacji mobilnej, którą podczas wdrożenia zintegrowaliśmy z enova365, dzięki czemu mogą bez problemu wystawiać faktury oraz przyjmować płatności. Po zrealizowaniu zamówienia, oprogramowanie firmy logistyczno-spedycyjnej wysyła do enova365 potwierdzenie realizacji, co powoduje zmianę statusu danego zlecenia w systemie.

Dla działalności biznesowej naszego klienta newralgicznymi punktami są także: tzw. mechanizmy copakingu, dropshipping oraz naliczanie rabatów posprzedażowych. Warto zaznaczyć, że występują tutaj różne jednostki określające ceny poszczególnych towarów (pojedynczy produkt, wielopak, paleta).

Wykorzystanie modułu Workflow pomaga zatem w nadzorowaniu księgowości. Dzięki copakingowi – wymiana kartoteki po przesunięciu magazynowym – nasz klient może prowadzić perfekcyjną ewidencję oraz kontrolować, gdzie konkretnie i z jaką datą sprzedana została konkretna jednostka i liczba towaru.

Moduł Workflow pozwala również naszemu klientowi na automatyzację naliczania rabatów posprzedażowych. Są one obliczane dla poszczególnych partnerów biznesowych na podstawie obrotu w danym okresie czasu. Do tej pory proces ten był wykonywany ręcznie. Taka praktyka była bardzo nieefektywna, zabierała mnóstwo czasu, a do tego obarczona była sporym ryzykiem wystąpienia pomyłki ludzkiej. Dzięki wdrożeniu modułu Workflow enova365 te 3 problemy to już dla naszego partnera wyłącznie wspomnienie.

Jak widać na przedstawionym przez nas przykładzie, implementacja modułu Workflow enova365 pozwala zautomatyzować, uprościć i przyspieszyć nawet bardzo skomplikowane procesy biznesowe. Efektywna organizacja pracy pozwala wyeliminować zbędne przestoje i potencjalne błędy ludzkie. Co więcej, enova365 „podpowiada”, co zrobić w konkretnej sytuacji. W związku z tym pracownik nie musi znać do cna wszystkich wewnątrzfirmowych procedur.