1 października 2018 roku weszły w życie nowe przepisy prawne obligujące wszystkie podmioty prowadzące księgi rachunkowe do składania e-Sprawozdań Finansowych. Co to w praktyce oznacza dla przedsiębiorców nad Wisłą?

czym są elektroniczne sprawozdania finansowe?

Na mocy ustawy z 26 stycznia 2018 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz niektórych innych ustaw. (Dz. U. z 2018 r. poz. 398) zmieniona została forma oraz sposób przekazywania dokumentów finansowych (rocznych sprawozdań finansowych, tj.  dokumentów, o których mowa w art. 69 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości). Już od 1 października 2018 roku sprawozdania finansowe powinny być sporządzane w strukturze logicznej oraz formacie udostępnionym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

kto musi składać elektroniczne sprawozdania finansowe?

Możemy wyróżnić dwie grupy podmiotów zobowiązanych do składania e-Sprawozdań Finansowych. Po pierwsze jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z MSR. Podmioty z tej grupy przesyłają e-Sprawozdania Finansowe do Krajowego Rejestru Sądowego przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości.

Do drugiej grupy należą zaś podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego. Przekazują oni e-Sprawozdania Finansowe Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Przedstawiciele tej grupy otrzymają od Szefa Krajowej Administracji Skarbowej możliwość korzystania z aplikacji pozwalającej wygenerować plik XML sprawozdania finansowego oraz wysłanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej pliku XML tegoż sprawozdania finansowego oraz innych dokumentów.

e-sprawozdania finansowe a enova365

Oczywiście powyższe nowe uwarunkowania prawne wymusiły wprowadzenie do systemu ERP enova365 odpowiednich zmian. Przede wszystkim mowa tutaj o „definicji zestawień księgowych” odpowiadających zakresom informacji wykazywanych w sprawozdaniu finansowym, o którym mowa w art. 45 ustawy:

  • dla jednostek innych niż banki, zakłady ubezpieczeń i zakłady reasekuracji – tj. zestawienia księgowe o symbolach: BilansInna (Bilans), PrzeplMBInna (Rachunek przepływów pieniężnych metoda bezpośrednia), PrzeplMPInna (Rachunek przepływów pieniężnych metoda pośrednia), RZiSKalkInna (Rachunek zysków i strat wariant kalkulacyjny), RZiSPorInna (Rachunek zysków i strat wariant porównawczy), ZZWKWInna (Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnym);
  • dla jednostek mikro – tj. zestawienia księgowe o symbolach: BilansMikro (Bilans),RZiSMikro (Rachunek zysków i strat);
  • dla jednostek małych korzystających z uproszczeń odnoszących się do sprawozdania finansowego – tj. zestawienia księgowe o symbolach: BilansMala (Bilans), RZiSPorMala (Rachunek zysków i strat wariant porównawczy), RZiSKalkMala (Rachunek zysków i strat wariant kalkulacyjny);
  • dla jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z wyjątkiem spółek kapitałowych, oraz jednostek, o których mowa w art. 3 ust. 3 pkt 1 i 2 tej ustawy – tj. zestawienia księgowe o symbolach: BilansOp (Bilans), RZiSOp (Rachunek zysków i strat).

Powyższe zestawienia grupowane są według pola: [TypJednostki], dostępnego z poziomu organizatora listy, wartościami: Inna, Mikro, Mała, Op. Pozostałe zestawienia: systemowe oraz dodane przez użytkownika uzyskują oznaczenie w Typie jednostki: Nieokreślona.

„Definicje zestawień księgowych” zostały utworzone zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz zgodnie ze strukturami logicznymi elektronicznych sprawozdań finansowych. Pozycje zestawień księgowych dotyczące sprawozdań finansowych uzyskały dodatkowe oznaczenie (Identyfikator – pole dostępne w Organizatorze listy) odpowiadające nazwie w strukturach logicznych e-sprawozdań.

Warto w tym miejscu podać przykład – aktywa trwałe uzyskuje identyfikator: Aktywa_A. Dzięki temu istnieje możliwość rozpoznania, która pozycja zestawienia księgowego odpowiada nazwom w strukturze logicznej e-sprawozdań.

Z uwagi na konieczność ustrukturyzowania systemowo zablokowano możliwość usuwania definicji zestawień, możliwość edycji kolumn zestawień, możliwość edycji opisu oraz elementów związanych z numeracją pozycji zestawienia, tj. pól: Pozycja nadrzędna, Lp. w pozycji nadrzędnej, Wyłącz z numeracji, Numer.

Co więcej, z poziomu konfiguracji programu (Narzędzia/Opcje/Księgowość/Ogólne) istnieje możliwość ograniczenia widoczności zestawień księgowych do zestawień odpowiadających typowi jednostki. W polu „typ jednostki” należy wskazać właściwy typ. W efekcie na liście „definicje zestawień księgowych” zestawienia zostaną ograniczone do zestawień zgodnych z danym typem. Zestawienia o typie „nieokreślona” są prezentowane niezależnie od ustawienia konfiguracyjnego.