Dla wielu przedsiębiorców główną przeszkodą blokującą rozpoczęcie korzystania z systemu ERP jest kwestia bezpieczeństwa i ryzyka związanego z prywatnością przechowywania danych. Sytuacje naruszenia bezpieczeństwa są jednak najczęściej skutkiem błędów popełnionych przed wdrożeniem oraz w trakcie użytkowania systemu. Przedstawiamy 5 klasycznych błędów w tej materii i radzimy jak ich uniknąć.
1. Wybór niewłaściwego dostawcy systemu ERP
Wybierając dostawcę systemu ERP nie pozwól, żeby omamił Cię firmowy marketingowiec, prezentujący niezliczone możliwości danego oprogramowania i super „ficzery”, których wcale nie potrzebujesz. Na etapie selekcji oprogramowania, kluczowe powinno być dla Ciebie zrozumienie zasadniczych funkcjonalności i jednocześnie ograniczeń danego systemu, a następnie dopasowanie go do potrzeb Twojej firmy.
Analizując oferty, nie obawiaj się zapytać każdego dostawcę o to, dlaczego uważa, że to jego produkt jest bezpieczny lub przewyższa konkurencję w tym aspekcie. Zadaj te same pytania kilku dostawcom, a następnie porównaj ich odpowiedzi. Nie musisz być ekspertem w kwestiach technicznych. Analizując przebieg rozmowy, na pewno od razu zaobserwujesz, którzy producenci swobodniej rozmawiają o kwestiach związanych z bezpieczeństwem, a którzy nie.
2. Lekceważenie aktualizacji technologicznych
Niektórzy przedsiębiorcy są przekonani, że jednorazowy wysiłek włożony we wdrożenie systemu ERP wystarczy na długi czas. Tymczasem technologia stale się rozwija, na rynku pojawiają się nowe wymagania i standardy. Dlatego wybierając dostawcę oprogramowania ERP sprawdź, czy oferuje on automatyczne regularne aktualizacje i czy jest to uwzględnione w cenniku danego pakietu. Większość najlepszych rozwiązań dostępnych na rynku taką usługę traktuje jako swoisty standard. W tym gronie jest oczywiście Soneta (producent systemu enova365), którego jesteśmy autoryzowanym partnerem.
3. Niewłaściwie przeszkolony personel
Możemy dyskutować godzinami o zabezpieczeniach systemów oraz szeroko rozumianym bezpieczeństwie w sieci. Warto jednak pamiętać, że w tej materii od zawsze najsłabszym ogniwem byli… ludzie, czyli po prostu użytkownicy oprogramowania. Nieodpowiednie przeszkolenie pracowników z zakresu zabezpieczania danych przechowywanych w systemie ERP, naraża Cię na ryzyko sporych problemów. Najlepszym rozwiązaniem będzie zainwestowanie odpowiedniego czasu i pieniędzy w edukację Twojego personelu. Pracownicy muszą m.in. wiedzieć, jak sprawić, aby wszelkie hasła były bezpieczne, co zrobić z podejrzanymi wiadomościami e-mail oraz jakie najpopularniejsze metody stosują hakerzy do wyłudzenia Twoich danych.
Sprawdź też: Na co zwrócić uwagę wybierając project managera dla systemu ERP?
4. Rezygnowanie z regularnych audytów systemów
Stałe kontrole bezpieczeństwa systemu są absolutną koniecznością. Można je porównać do lekarskich badań okresowych osoby, która wykazuje genetyczne predyspozycje do zachorowania na chorobę nowotworową. Jeśli wykryjesz zagrożenie w odpowiednim czasie, wówczas będziesz miał więcej czasu i możliwości do jego wyleczenia.
Regularne audyty bezpieczeństwa pozwolą Ci wykryć luki w systemie oraz naprawić zabezpieczenia stosunkowo wcześnie, zanim dojdzie do naruszenia prywatności firmowych danych. Pamiętaj, że najnowsze badania donoszą, że włamanie do firmowej sieci komputerowej wykrywane jest średnio od 6 do 12 miesięcy po jego dokonaniu. Oznacza to, że przez ten czas haker ma dostęp i swobodnie korzysta z poufnych informacji na temat Twojego biznesu i Klientów. Zalecamy przeprowadzanie przynajmniej 2 audytów bezpieczeństwa sieci komputerowej w roku.
5. System ERP nie nadąża za rozwojem Twojego biznesu
Rozwój firmy jest oczywiście nieuchronnie związany z tym, że do swojego oprogramowania ERP podłączasz coraz więcej urządzeń. Nie muszą to być tylko komputery, ale również tablety oraz smartfony. Dzięki temu pracownicy mogą podejmować decyzje biznesowe i korzystać z informacji nawet poza fizyczną siedzibą firmy.
Mobilność wiąże się jednak z pewnym zagrożeniem. Ważne jest aby poinstruować pracowników, żeby ostrożnie wybierali sieci bezprzewodowe, z których korzystają łącząc się z internetem poza biurem. Kategorycznie powinieneś zakazać im korzystania z bezpłatnych sieci Wi-Fi!
Podsumowując, dobry system ERP sprawia, że praca w firmie staje się efektywniejsza. Jednak aby móc w pełni cieszyć się z jego możliwości, oprogramowanie wymaga właściwego zabezpieczenia oraz okresowych przeglądów. Jeśli czujesz, że sam możesz nie podołać temu procesowi, nie wahaj się skorzystać z pomocy doświadczonego specjalisty, np. takiego jak firma Initius. Dzięki temu zaoszczędzisz sporo czasu i zwłaszcza swoich… nerwów.
Sprawdź też: System ERP jako luksus tylko dla największych? Nic bardziej mylnego!
