Ważną częścią strategii ERP Twojej firmy powinno być regularne testowanie skuteczności systemu, z którego aktualnie korzystasz. Jeśli taki mini audyt wykaże wystarczające dowody sugerujące, że Twój system ERP odstaje od alternatywnych rozwiązań dostępnych na rynku, wówczas czas rozważyć zmianę systemu.

Pierwszym i jednocześnie najbardziej oczywistym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest czas. Wielu analityków zaleca aktualizację oprogramowania ERP po pięciu latach. Eksperci przekonują, że chociaż system nadal będzie spełniał wiele swoich pierwotnych potrzeb biznesowych, Twoja firma straci wiele najnowszych ulepszeń w obszarze  nie będziesz mieć dostępu do ulepszonego kodu ani najnowszych ulepszeń w zakresie analityki biznesowej.

Kolejną kwestią, którą należy wziąć pod uwagę zastanawiając się nad aktualizacją Twojej strategii ERP, powinny być wszelkie ograniczenia funkcjonalne, których obecnie doświadcza firma. Na przykład starsze systemy mogą mieć trudności z integracją danych online oraz nowszymi koncepcjami inżynieryjnymi. Ponadto starsze systemy mogą nie być w stanie prawidłowo obsłużyć wymagań w zakresie integracji systemu z innymi nowoczesnymi programami i aplikacjami.

Zobacz też: 10 SPOSOBÓW NA UNIKNIĘCIE BŁĘDÓW PODCZAS WDROŻENIA SYSTEMU ERP (CZĘŚĆ 1.)

Zastanawiając się nad aktualizacją systemu ERP należy również ocenić czy aktualizacja oprogramowania przyniesie wymierne korzyści firmie, zwyczajnym „wygładzeniem” systemu. Zagadnienia związane np. z kontrolą finansową znacznie rozwinęły się we współczesnych czasach. Oznacza to, że obecne rozwiązania ERP muszą iść z duchem postępu i uwzględniać zachodzące zmiany.

Kolejny sygnał alarmujący, że najwyższy czas rozważyć przejście na nowsze rozwiązanie ERP to pojawiające się problemy z integracją systemu z oprogramowaniem innego typu. Dzieje się tak wówczas, gdy system ERP nie jest regularnie aktualizowany. Jeśli system ERP nie radzi sobie z różnymi procesami biznesowymi i nie jest w stanie efektywnie współpracować z aplikacjami zewnętrznych firm, wówczas staje się trudniejszy i nieefektywny w użyciu, co z kolei spowalnia większość procesów biznesowych.

Sprawdź też: 10 SPOSOBÓW NA UNIKNIĘCIE BŁĘDÓW PODCZAS WDROŻENIA SYSTEMU ERP (CZĘŚĆ 2.)

Jeśli podejmiesz decyzję o zmianie systemu ERP, wówczas powinieneś wybrać spokojniejszy okres w rocznym cyklu funkcjonowania Twojego biznesu. Oczywiście koniecznością jest także stworzenie kopii zapasowych plików, gdyby coś poszło nie po Twojej myśli w trakcie procesu zmiany. Wybór takiego najspokojniejszego okresu powinien zapewnić dość gładkie przejście całego procesu, nawet gdyby w jego trakcie pojawiły się niespodziewane okoliczności.