Implementacja nowego systemu ERP to dość stresujący czas dla wszystkich zainteresowanych stron – zarówno dla pracowników poszczególnych działów firmy, jak również zewnętrznego partnera pilotującego cały proces. Wszystkim zależy na bezproblemowym i jak najszybszym uporaniu się z tym zadaniem.
Absolutnie nie mamy zamiaru Cię straszyć, ale podczas wdrożenia na drodze pojawi się przynajmniej kilka nerwowych sytuacji, które będą wymagały natychmiastowego działania. Jego brak może odbić się negatywnie na kondycji firmy. Co zatem zrobić, żeby wdrożenie przebiegło sprawnie i bezboleśnie? Mamy dla Ciebie 5 sposobów, które pozwolą Ci uniknąć katastrofy.
Zabierz wszystkich na nowy „pokład”
Wdrożenie nowego systemu ERP to dla Twoich pracowników wyjście poza strefę ich dotychczasowego komfortu – konieczność nauki nowego oprogramowania, co za tym idzie po prostu większy wysiłek. Dlatego jeśli nie przekonasz ich odpowiednio wcześnie, że wprowadzane zmiany są konieczne, wówczas reszta Twoich wysiłków jest skazana na niepowodzenie. Jak zatem trafić do pracowników? Słowo klucz – empatia. Popatrz na firmowe środowisko z ich perspektywy i znajdź „punkty” (np. ich codzienne zadania), które dzięki nowemu systemowi ERP będą łatwiejsze albo efektywniejsze. Następnie wytłumacz im to, najlepiej opierając się na realnych przykładach. Takie podejście zwiększy prawdopodobieństwo, że nawet najbardziej oporni na zmiany pracownicy będą chcieli uczyć się obsługi nowego oprogramowania. Automatycznie zmniejszy to również w przyszłości ryzyko popełnienia przez nich błędów wynikających z braku wiedzy.
Zaufaj wiedzy i doświadczeniu partnera
Po to korzystasz z pomocy partnera w zakresie wdrożenia, żeby nie robić wszystkiego samemu, prawda? Bardzo dobre firmy wdrożeniowe, takie jak Initius, oferują swoim klientom kompleksowe usługi w tym zakresie, które zdecydowanie uproszczają cały proces przejścia na nowy system. Nigdy nie bój się także zadawać pytań, nawet w przypadku najmniejszych wątpliwości!
Zobacz też: Międzynarodowa ekspansja a właściwy system ERP
Zwróć również uwagę na zakres oferowanych przez partnera usług wdrożeniowych. Równie ważne, jak sama implementacja oprogramowania, jest też współpraca z partnerem po zakończeniu wdrożenia. Zyskujesz wtedy dodatkową pewność, iż nawet w razie pojawienia się jakichkolwiek błędów otrzymasz fachową pomoc i niezbędne wskazówki na przyszłość.
Wybierz odpowiednie oprogramowanie dla Twojej firmy
Współczesna oferta usług ERP jest bardzo bogata. Jak zatem wybrać rozwiązanie najlepsze dla danego rodzaju biznesu, który pozytywnie wpłynie na rozwój i funkcjonowanie firmy w kolejnych latach? Przed podjęciem decyzji konieczna jest kompleksowa analiza potrzeb Twojej firmy względem tego oprogramowania – funkcjonowanie jakich elementów system ERP powinien najbardziej poprawić, ułatwić, zwiększyć ich efektywność? Pominięcie tego ważnego etapu nie musi oznaczać jednocześnie katastrofy całego wdrożenia, ale w dłuższej perspektywie może zmniejszyć wydajność Twojego biznesu.
Personalizacja nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem
Personalizacja to w dzisiejszych czasach bardzo modne słowo. Teoretycznie wydaje się, że rozwiązanie w pełni skrojone na miarę potrzeb Twojej firmy jest najlepsze. Teoretycznie… W praktyce bowiem zdecydowanie lepiej jest skorzystać z oprogramowania w wariancie, który został już wielokrotnie przetestowany na innych – podobnych do Twojej – firmach. Personalizacja „na siłę” sprawi jedynie, że stracisz dużo więcej czasu i środków podczas procesu wdrożenia. Jednocześnie wzrośnie prawdopodobieństwo pojawienia się jakichś niespodziewanych i katastrofalnych w konsekwencjach błędów.
Nie spiesz się!
To teraz czas na poradę o której wielu właścicieli firm zapomina – określ realne i elastyczne ramy czasowe wdrożenia! Wielokrotnie podkreślaliśmy już na naszych łamach, że przejście na nowe oprogramowanie do zarządzania przedsiębiorstwem to proces skomplikowany, a także wymagający współpracy oraz integracji wszystkich działów firmy. Od tego po prostu nie ma wyjątków. Jeśli za wszelką cenę będziesz chciał przyspieszyć, wówczas pewnego dnia może okazać się to brzemienne w skutkach. Ustalając harmonogram wdrożenia skorzystaj z doświadczenia partnera i zawsze uwzględnij w nim rezerwę kilku tygodni na nieprzewidziane wcześniej sytuacje.
Zobacz też: Co dalej z JPK? Ministerstwo Finansów zapowiada zmiany
Podsumowując, oczywiście nie jesteś w stanie przewidzieć i uniknąć wszystkich problemów, które mogą pojawić się w trakcie wdrożenia systemu ERP. Możesz jednak podjąć pewne kroki, które zmniejszą ryzyko wystąpienia potencjalnej katastrofy. Pamiętaj o tym!
